GDPR
>
Стаття 30. Записи опрацювання даних
Стаття 30 GDPR. Записи опрацювання даних
Article 30 GDPR. Records of processing activities
1. Кожний контролер і, за необхідності, представник контролера повинні вести запис опрацювання даних, що належать до його сфери відповідальності. Такий запис повинен містити всю інформацію про:
1. Each controller and, where applicable, the controller’s representative, shall maintain a record of processing activities under its responsibility. That record shall contain all of the following information:
(a) особу та контактні дані контролера та, за необхідності, об’єднаного контролера, представника контролера та співробітника з питань захисту даних;
(a) the name and contact details of the controller and, where applicable, the joint controller, the controller’s representative and the data protection officer;
(c) опис категорій суб’єктів даних і категорій персональних даних;
(c) a description of the categories of data subjects and of the categories of personal data;
(d) категорії одержувачів, яким персональні дані були або будуть розкриті, в тому числі одержувачі в третіх країнах або міжнародні організації;
(d) the categories of recipients to whom the personal data have been or will be disclosed including recipients in third countries or international organisations;
(e) за необхідності, передавання персональних даних третій країні або міжнародній організації, в тому числі, ідентифікацію такої третьої країни чи міжнародної організації та, в разі актів передавання, вказаних у другому підпараграфі статті 49(1), документацію відповідних гарантій;
(e) where applicable, transfers of personal data to a third country or an international organisation, including the identification of that third country or international organisation and, in the case of transfers referred to in the second subparagraph of Article 49(1), the documentation of suitable safeguards;
ISO 27701
Пов'язані норми
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraphs to article 30(1)(e) GDPR:
7.5.1 Identify basis for PII transfer between jurisdictions
Control
The organization should identify and document the relevant basis for transfers of PII between jurisdictions.
Implementation guidance
PII transfer can be subject to legislation and/or regulation depending on the jurisdiction or international organization to which data is to be transferred (and from where it originates).
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(f) за можливості, – передбачені часові обмеження для стирання різних категорій даних;
(f) where possible, the envisaged time limits for erasure of the different categories of data;
ISO 27701
(EN) 8.4.2 Return, transfer or disposal of PII
Control
The organization should provide the ability to return, transfer and/or disposal of PII in a secure manner. It should also make its policy available to the customer.
Implementation guidance
At some point in time, PII can need to be disposed of in some manner.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
2. Кожний оператор і, за необхідності, представник оператора повинні вести запис усіх категорій опрацювання, які здійснюють від імені контролера, що містить інформацію про:
2. Each processor and, where applicable, the processor’s representative shall maintain a record of all categories of processing activities carried out on behalf of a controller, containing:
(a) особу та контактні дані оператора чи операторів та кожного контролера, від імені якого діє оператор, та, за необхідності, представника контролера або представника оператора та співробітника з питань захисту даних;
(a) the name and contact details of the processor or processors and of each controller on behalf of which the processor is acting, and, where applicable, of the controller’s or the processor’s representative, and the data protection officer;
(b) категорії опрацювання, що здійснюють від імені кожного контролера;
(b) the categories of processing carried out on behalf of each controller;
(c) за необхідності, передавання персональних даних третій країні або міжнародній організації, в тому числі, ідентифікацію такої третьої країни чи міжнародної організації та, в разі актів передавання, вказаних у другому підпараграфі статті 49(1), документацію відповідних гарантій;
(c) where applicable, transfers of personal data to a third country or an international organisation, including the identification of that third country or international organisation and, in the case of transfers referred to in the second subparagraph of Article 49(1), the documentation of suitable safeguards;
ISO 27701
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII processors.
Here is the relevant paragraph to article 30(2)(c) GDPR:
8.5.2 Countries and international organizations to which PII can be transferred
Control
The organization should specify and document the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred.
Implementation guidance
The identities of the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred in normal operations should be made available to customers.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(d) за можливості, – загальний опис технічних і організаційних заходів безпеки, вказаних у статті 32(1).
(d) where possible, a general description of the technical and organisational security measures referred to in Article 32(1).
ISO 27701
Пов'язані норми
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added a requirement additional to ISO/IEC 27002, section 15.1.2.
Here is the relevant paragraph to article 30(2)(d) GDPR:
6.12.1.2 Addressing security within supplier agreements
Implementation guidance
The organization should specify in agreements with suppliers whether PII is processed and the minimum technical and organizational measures that the supplier needs to meet in order for the organization to meet its information security and PII protection obligations (see 7.2.6 and 8.2.1).
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
3. Записи, вказані в параграфах 1 і 2, повинні бути оформлені в письмовій формі, в тому числі, – в електронній.
3. The records referred to in paragraphs 1 and 2 shall be in writing, including in electronic form.
4. Контролер або оператор і, за необхідності, представник контролера або оператора, повинні надавати запис на запит наглядового органу.
4. The controller or the processor and, where applicable, the controller’s or the processor’s representative, shall make the record available to the supervisory authority on request.
5. Обов’язки, вказані в параграфах 1 і 2, не можна застосовувати до підприємства чи організації з кількістю працівників, меншою за 250 осіб, за винятком, якщо здійснюване опрацювання може призвести до виникнення ризику для прав і свобод суб’єктів даних, призначене для окремого випадку, або якщо опрацювання передбачає спеціальні категорії даних, як зазначено в статті 9(1), або персональні дані про судимості і кримінальні злочини, вказані в статті 10.
5. The obligations referred to in paragraphs 1 and 2 shall not apply to an enterprise or an organisation employing fewer than 250 persons unless the processing it carries out is likely to result in a risk to the rights and freedoms of data subjects, the processing is not occasional, or the processing includes special categories of data as referred to in Article 9(1) or personal data relating to criminal convictions and offences referred to in Article 10.
Загальний регламент про захист даних (GDPR)
Офіційний переклад українською мовою. Джерело: kmu.gov.ua/storage/app/media/uploaded-files/es-2016679.pdf
General Data Protection Regulation (EU GDPR)
The latest consolidated version of the Regulation with corrections by Corrigendum, OJ L 127, 23.5.2018, p. 2 ((EU) 2016/679). Source: EUR-lex.
Коментар експерта
ISO 27701
Преамбули
Керівництво та прецедентне право
Залишити коментар
(EN) Article 30 is pretty straightforward and gives us very direct instructions on what document has to be created and what information has to be in it. Often it is enough to create a spreadsheet or a simple Excel table if the number of your processing activities is not so high, but if it doesn’t scale well, there are also specialised software solutions for Register of Processing Activities.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraph to article 30 GDPR:
7.2.8 Records related to processing PII
Control
The organization should determine and securely maintain the necessary records in support of its obligations for the processing of PII.
Implementation guidance
A way to maintain records of the processing of PII is to have an inventory or list of the PII processing activities that the organization performs. Such an inventory can include:
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(13) Для забезпечення послідовного рівня захисту фізичних осіб у всьому Союзі та запобігання виникненню розбіжностей, що ускладнюють вільний рух персональних даних у межах внутрішнього ринку, необхідно, щоб Регламент забезпечував правову визначеність та прозорість для суб'єктів господарювання, у тому числі мікропідприємств, малих і середніх підприємств, надавав фізичним особам у всіх державах-членах однаковий рівень прав і зобов'язань, що мають юридичну силу, та обов'язків для контролерів і операторів, забезпечував постійний моніторинг опрацювання персональних даних, належні санкції у всіх державах-членах, а також дієву співпрацю між наглядовими органами різних держав-членів. Належне функціонування внутрішнього ринку вимагає, щоб вільний рух персональних даних у всьому Союзі не було обмежено чи заборонено з причин, пов'язаних із захистом фізичних осіб у зв'язку з опрацюванням персональних даних. Щоб врахувати особливу ситуацію мікропідприємств, малих і середніх підприємств, для організацій з численністю штатних працівників менше 250 осіб цим Регламентом передбачено відступ у частині ведення обліку. Окрім того, установи та органи влади Союзу, держави-члени, а також їхні наглядові органи закликають враховувати особливі потреби мікропідприємств, малих і середніх підприємств у ході застосування цього Регламенту. Поняття мікропідприємтв, малих і середніх підприємств повинно відповідати означенню, яке містять положення статті 2 додатку до Рекомендації Комісії 2003/361/ЄС [5].
(13) In order to ensure a consistent level of protection for natural persons throughout the Union and to prevent divergences hampering the free movement of personal data within the internal market, a Regulation is necessary to provide legal certainty and transparency for economic operators, including micro, small and medium-sized enterprises, and to provide natural persons in all Member States with the same level of legally enforceable rights and obligations and responsibilities for controllers and processors, to ensure consistent monitoring of the processing of personal data, and equivalent sanctions in all Member States as well as effective cooperation between the supervisory authorities of different Member States. The proper functioning of the internal market requires that the free movement of personal data within the Union is not restricted or prohibited for reasons connected with the protection of natural persons with regard to the processing of personal data. To take account of the specific situation of micro, small and medium-sized enterprises, this Regulation includes a derogation for organisations with fewer than 250 employees with regard to record-keeping. In addition, the Union institutions and bodies, and Member States and their supervisory authorities, are encouraged to take account of the specific needs of micro, small and medium-sized enterprises in the application of this Regulation. The notion of micro, small and medium-sized enterprises should draw from Article 2 of the Annex to Commission Recommendation 2003/361/EC [5].
[5] Рекомендація Комісії від 6 травня 2003 року щодо означення мікропідприємств, малих і середніх підприємств (С(2003) 1422) (OB L 124, 20.05.2003, с. 36) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/AUTO/?uri=OJ:L:2003:124:TOC
[5] Commission Recommendation of 6 May 2003 concerning the definition of micro, small and medium-sized enterprises (C(2003) 1422) (OJ L 124, 20.5.2003, p. 36). https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/AUTO/?uri=OJ:L:2003:124:TOC
(39) Будь-яке опрацювання персональних даних повинно бути законним та правомірним. Фізичні особи повинні бути обізнані про те, що їхні персональні дані збирають, використовують, обговорюють або іншим чином опрацьовують, а також про те, якою мірою опрацьовують чи опрацьовуватимуть персональні дані. Принцип прозорості вимагає, щоб будь-яка інформація та повідомлення щодо опрацювання таких персональних даних були доступними і зрозумілими, з використанням чітких і простих формулювань. Цей принцип стосується, зокрема, інформування суб'єктів даних про особу контролера та цілі опрацювання і надання подальшої інформації для забезпечення правомірного і прозорого опрацювання в частині, що стосується відповідних фізичних осіб та їхнього права на отримання підтвердження та повідомлення про ті персональні дані, які їх стосуються та підлягають опрацюванню. Фізичні особи повинні бути обізнані про ризики, правила, гарантії та права щодо опрацювання персональних даних і про те, як реалізувати свої права у зв'язку з таким опрацюванням. Зокрема, спеціальні цілі опрацювання персональних даних повинні бути прямо вираженими та законними, а також означеними на момент збирання персональних даних. Персональні дані повинні бути достатніми, відповідними та обмежуватися тим, що є необхідним для досягнення цілей, для яких їх опрацьовують. Це вимагає, зокрема, забезпечення того, що період, протягом якого зберігаються персональні дані, скорочений до абсолютного мінімуму. Персональні дані необхідно опрацьовувати, лише якщо мети опрацювання не можна досягнути розумним чином іншими засобами. Щоб забезпечити, що персональні дані не зберігаються довше, ніж це необхідно, контролер повинен установити часові рамки для стирання або періодичного перегляду. Необхідно вживати всіх відповідних заходів для забезпечення виправлення або видалення неточних персональних даних. Персональні дані необхідно опрацьовувати в спосіб, що забезпечує відповідний рівень безпеки та конфіденційності персональних даних, у тому числі для запобігання несанкціонованому доступу або використанню персональних даних, а також обладнання, необхідного для опрацювання.
(39) Any processing of personal data should be lawful and fair. It should be transparent to natural persons that personal data concerning them are collected, used, consulted or otherwise processed and to what extent the personal data are or will be processed. The principle of transparency requires that any information and communication relating to the processing of those personal data be easily accessible and easy to understand, and that clear and plain language be used. That principle concerns, in particular, information to the data subjects on the identity of the controller and the purposes of the processing and further information to ensure fair and transparent processing in respect of the natural persons concerned and their right to obtain confirmation and communication of personal data concerning them which are being processed. Natural persons should be made aware of risks, rules, safeguards and rights in relation to the processing of personal data and how to exercise their rights in relation to such processing. In particular, the specific purposes for which personal data are processed should be explicit and legitimate and determined at the time of the collection of the personal data. The personal data should be adequate, relevant and limited to what is necessary for the purposes for which they are processed. This requires, in particular, ensuring that the period for which the personal data are stored is limited to a strict minimum. Personal data should be processed only if the purpose of the processing could not reasonably be fulfilled by other means. In order to ensure that the personal data are not kept longer than necessary, time limits should be established by the controller for erasure or for a periodic review. Every reasonable step should be taken to ensure that personal data which are inaccurate are rectified or deleted. Personal data should be processed in a manner that ensures appropriate security and confidentiality of the personal data, including for preventing unauthorised access to or use of personal data and the equipment used for the processing.
(82) Щоб довести відповідність цьому Регламенту, контролер і оператор повинні зберігати записи щодо опрацювання даних, здійснені в межах їхніх обов'язків. Всі контролери і оператори повинні бути зобов'язані співпрацювати з наглядовим органом і надавати йому такі записи на запит для сприяння моніторингу таких операцій опрацювання.
(82) In order to demonstrate compliance with this Regulation, the controller or processor should maintain records of processing activities under its responsibility. Each controller and processor should be obliged to cooperate with the supervisory authority and make those records, on request, available to it, so that it might serve for monitoring those processing operations.
(EN) Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Documentation template for controllers
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Documentation template for processors
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Right of Access (2020).
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Data sharing: a code of practice (2020).
EDPB, Guidelines 02/2021 on Virtual Voice Assistants (2021).
[js-disqus]
(EN) Url-link to highlighted text was copied to the clipboard!
(EN) Preparing download...
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraph to article 30(1)(d) GDPR:
7.5.4 Records of PII disclosure to third parties
Control
The organization should record disclosures of PII to third parties, including what PII has been disclosed, to whom and at what time.
Implementation guidance
PII can be disclosed during the course of normal operations.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text