Главная
>
Статья 30. Учет деятельности по обработке
Статья 30 GDPR. Учет деятельности по обработке
Article 30 GDPR. Records of processing activities
1. Каждый контролёр и, если применимо, его представитель ведут реестр деятельности по обработке, за которую ответственны. Такой реестр содержит всю следующую информацию:
1. Each controller and, where applicable, the controller’s representative, shall maintain a record of processing activities under its responsibility. That record shall contain all of the following information:
(а) имя и контактную информацию контролёра и, если применимо, со-контролёра, представителя контролёра и инспектора по защите персональных данных;
(a) the name and contact details of the controller and, where applicable, the joint controller, the controller’s representative and the data protection officer;
(c) описание категорий субъектов данных и категорий персональных данных;
(c) a description of the categories of data subjects and of the categories of personal data;
(d) категории получателей, которым были или будут раскрыты персональные данные, включая получателей в третьих странах или международные организации;
(d) the categories of recipients to whom the personal data have been or will be disclosed including recipients in third countries or international organisations;
(e) если применимо, сведения о передачах персональных данных в третью страну или в международную организацию с указанием соответствующей третьей страны или международной организации, а также в случае, указанном во втором подпараграфе статьи 49(1), с документацией соответствующих гарантий;
(e) where applicable, transfers of personal data to a third country or an international organisation, including the identification of that third country or international organisation and, in the case of transfers referred to in the second subparagraph of Article 49(1), the documentation of suitable safeguards;
ISO 27701
Связи
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraphs to article 30(1)(e) GDPR:
7.5.1 Identify basis for PII transfer between jurisdictions
Control
The organization should identify and document the relevant basis for transfers of PII between jurisdictions.
Implementation guidance
PII transfer can be subject to legislation and/or regulation depending on the jurisdiction or international organization to which data is to be transferred (and from where it originates). The organization should document compliance to such requirements as the basis for transfer.
Some jurisdictions can require that information transfer agreements be reviewed by a designated supervisory authority. Organizations operating in such jurisdictions should be aware of any such requirements.
NOTE Where transfers take place within a specific jurisdiction, the applicable legislation and/or regulation are the same for the sender and recipient.
7.5.2 Countries and international organizations to which PII can be transferred
Control
The organization should specify and document the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred.
Implementation guidance
The identities of the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred in normal operations should be made available to customers. The identities of the countries arising from the use of subcontracted PII processing should be included. The countries included should be considered in relation to 7.5.1.
Outside of normal operations, there can be cases of transfer made at the request of a law enforcement authority, for which the identity of the countries cannot be specified in advance, or is prohibited by applicable jurisdictions to preserve the confidentiality of a law enforcement investigation (see 7.5.1, 8.5.4 and 8.5.5).
7.5.3 Records of transfer of PII
Control
The organization should record transfers of PII to or from third parties and ensure cooperation with those parties to support future requests related to obligations to the PII principals.
Implementation guidance
Recording can include transfers from third parties of PII which has been modified as a result of PII controllers’ managing their obligations, or transfers to third parties to implement legitimate requests from PII principals, including requests to erase PII (e.g. after consent withdrawal).
The organization should have a policy defining the retention period of these records.
The organization should apply the data minimization principle to the records of transfers by retaining only the strictly needed information.
7.5.4 Records of PII disclosure to third parties
Control
The organization should record disclosures of PII to third parties, including what PII has been disclosed, to whom and at what time.
Implementation guidance
PII can be disclosed during the course of normal operations. These disclosures should be recorded. Any additional disclosures to third parties, such as those arising from lawful investigations or external audits, should also be recorded. The records should include the source of the disclosure and the source of the authority to make the disclosure.
(f) если возможно, планируемые сроки удаления различных категорий персональных данных;
(f) where possible, the envisaged time limits for erasure of the different categories of data;
ISO 27701
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII processors.
Here is the relevant paragraph to article 30(1)(f) GDPR:
8.4.2 Return, transfer or disposal of PII
Control
The organization should provide the ability to return, transfer and/or disposal of PII in a secure manner. It should also make its policy available to the customer.
Implementation guidance
At some point in time, PII can need to be disposed of in some manner. This can involve returning the PII to the customer, transferring it to another organization or to a PII controller (e.g. as a result of a merger), deleting or otherwise destroying it, de-identifying it or archiving it. The capability for the return, transfer and/or disposal of PII should be managed in a secure manner.
The organization should provide the assurance necessary to allow the customer to ensure that PII processed under a contract is erased (by the organization and any of its subcontractors) from wherever they are stored, including for the purposes of backup and business continuity, as soon as they are no longer necessary for the identified purposes of the customer.
The organization should develop and implement a policy in respect to the disposal of PII and should make this policy available to customer when requested.
The policy should cover the retention period for PII before its disposal after termination of a contract, to protect the customer from losing PII through an accidental lapse of the contract.
NOTE This control and guidance is also relevant under the retention principle (see 7.4.7).
2. Каждый процессор и, если применимо, представитель процессора ведут реестр всех видов деятельности по обработке, выполняемых от имени контролёра, содержащий следующую информацию:
2. Each processor and, where applicable, the processor’s representative shall maintain a record of all categories of processing activities carried out on behalf of a controller, containing:
(а) имя и контактные данные процессора или процессоров и каждого контролёра, от имени которого работает процессор, и, если применимо, представителя контролёра или процессора и инспектора по защите персональных данных;
(a) the name and contact details of the processor or processors and of each controller on behalf of which the processor is acting, and, where applicable, of the controller’s or the processor’s representative, and the data protection officer;
(b) виды обработки, проведенной от имени каждого контролёра;
(b) the categories of processing carried out on behalf of each controller;
(с) если применимо, сведения о передачах персональных данных в третью страну или в международную организацию с указанием соответствующей третьей страны или международной организации, а также в случае, указанном во втором подпараграфе статьи 49(1), с документацией соответствующих гарантий;
(c) where applicable, transfers of personal data to a third country or an international organisation, including the identification of that third country or international organisation and, in the case of transfers referred to in the second subparagraph of Article 49(1), the documentation of suitable safeguards;
ISO 27701
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII processors.
Here is the relevant paragraph to article 30(2)(c) GDPR:
8.5.2 Countries and international organizations to which PII can be transferred
Control
The organization should specify and document the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred.
Implementation guidance
The identities of the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred in normal operations should be made available to customers. The identities of the countries arising from the use of subcontracted PII processing should be included. The countries included should be considered in relation to 8.5.1.
Outside of normal operations, there can be cases of transfer made at the request of a law enforcement authority, for which the identity of the countries cannot be specified in advance, or is prohibited by applicable jurisdictions to preserve the confidentiality of a law enforcement investigation (see 7.5.1, 8.5.4 and 8.5.5).
(d) если возможно, общее описание технических и организационных мер безопасности, упомянутых в Статье 32(1).
(d) where possible, a general description of the technical and organisational security measures referred to in Article 32(1).
ISO 27701
Связи
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added a requirement additional to ISO/IEC 27002, section 15.1.2.
Here is the relevant paragraph to article 30(2)(d) GDPR:
6.12.1.2 Addressing security within supplier agreements
Implementation guidance
The organization should specify in agreements with suppliers whether PII is processed and the minimum technical and organizational measures that the supplier needs to meet in order for the organization to meet its information security and PII protection obligations (see 7.2.6 and 8.2.1).
Supplier agreements should clearly allocate responsibilities between the organization, its partners, its suppliers and its applicable third parties (customers, suppliers, etc.) taking into account the type of PII processed.
The agreements between the organization and its suppliers should provide a mechanism for ensuring the organization supports and manages compliance with all applicable legislation and/or regulation. The agreements should call for independently audited compliance, acceptable to the customer.
NOTE For such audit purposes, compliance with relevant and applicable security and privacy standards such as ISO/IEC 27001 or this document can be considered.
ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added a requirement additional to ISO/IEC 27002, section 18.1.1.
Here is the relevant paragraph to article 30(2)(d) GDPR:
6.15.1.1 Identification of applicable legislation and contractual requirements
Other information
The organization should identify any potential legal sanctions (which can result from some obligations being missed) related to the processing of PII, including substantial fines directly from the local supervisory authority. In some jurisdictions, International Standards such as this document can be used to form the basis for a contract between the organization and the customer, outlining their respective security, privacy and PII protection responsibilities. The terms of the contract can provide a basis for contractual sanctions in the event of a breach of those responsibilities.
3. Реестр, упомянутый в параграфах 1 и 2 должен быть составлен в письменной форме, включая электронную.
3. The records referred to in paragraphs 1 and 2 shall be in writing, including in electronic form.
4. Контролёр или процессор и, если применимо, представитель контролёра или процессора, предоставляют реестр в распоряжение надзорного органа по его запросу.
4. The controller or the processor and, where applicable, the controller’s or the processor’s representative, shall make the record available to the supervisory authority on request.
5. Обязательства, указанные в параграфах 1 и 2 не распространяются на предприятия или организации с численностью работников менее 250 человек, за исключением случаев, когда обработка, которую они осуществляют, с большой долей вероятности может привести к риску нарушения прав и свобод субъектов данных, либо когда обработка не носит случайный характер, либо когда обработка включает специальные категории данных, упомянутые в Статье 9(1), или персональные данные, касающиеся судимостей и правонарушений, упомянутые в Статье 10.
5. The obligations referred to in paragraphs 1 and 2 shall not apply to an enterprise or an organisation employing fewer than 250 persons unless the processing it carries out is likely to result in a risk to the rights and freedoms of data subjects, the processing is not occasional, or the processing includes special categories of data as referred to in Article 9(1) or personal data relating to criminal convictions and offences referred to in Article 10.
Офиц. документы и решения
Связи
(EN)
Document
Article 29 Working Party, Position Paper on the Derogations from the Obligation to Maintain Records of Processing Activities pursuant to Article 30(5) GDPR (2018).
Общий регламент защиты персональных данных (GDPR) Европейского союза
Перевод на русский язык выполнен одновременно с 4 официальных языков Евросоюза (английский, польский, французский и немецкий) коллективом профессионалов в области информационной приватности: С.Воронкевич, А.Богуславская, П.Лозовенко, И.Чернышева, С.Радыно, С.Головнева. Общая редакция: Сергей Воронкевич CIPP/E, CIPM, MBA. Маппинг статей и преамбул сделан на основе публикации ICO — https://ico.org.uk/media/about-the-ico/disclosure-log/2014536/irq0680151-disclosure.pdf
© Перевод на русский ООО «Дата Прайваси Офис».
General Data Protection Regulation (EU GDPR)
The latest consolidated version of the Regulation with corrections by Corrigendum, OJ L 127, 23.5.2018, p. 2 ((EU) 2016/679). Source: EUR-lex.
Комментарий эксперта
ISO 27701
Преамбулы
Офиц. документы и решения
Оставьте комментарий
Статья 30 довольно проста и дает нам очень прямые указания о том, какой документ должен быть создан и какая информация в нем должна быть. Часто достаточно создать обычную таблицу Excel, если количество ваших обработок не так велико. Однако если вы видите, что простая таблица уже недостаточно читабельна или не очень хорошо масштабируется, то для Реестра существуют также специализированные программные решения.
Зачастую обязанность вести Реестр деятельности по обработке может выглядеть как очередная бюрократическая процедура, которую GDPR требует только для того, чтобы сделать обработку персональных данных более сложной. Однако, мы предлагаем смотреть на это, как на важный инструмент и процесс не только потому что необходимо соответствовать Регламенту, но и для нас самих как для контролеров и/или процессоров.
Вот почему.
При планировании действий по соблюдению Регламента, компании часто склонны отдавать предпочтение внешне заметным шагам, таким как Политика Приватности, содержание баннеров о согласии и т.д. Ведь именно с этим сталкивается «внешний наблюдатель», и субъекты данных в частности. И несмотря на то, что в такой приоритезации много смысла, в стремлении составить идеальный текст Политики Приватности мы можем легко забыть о важности внутренней документации, такой как, например, Реестр деятельности по обработке. В этом случае мы теряем возможность очень простым способом получить четкое и понятное представление о том, какие персональные данные, почему и как обрабатываются в нашей компании. Очевидно, что стремление соблюсти Статью 30 также является большим стимулом для контроллеров и процессоров к созданию и ведению реестра. Но есть еще больше причин, почему GDPR посвящает ему отдельную статью и почему мы, как профессионалы в области приватности, рассматриваем его как полезный инструмент для самих контролеров и процессоров.
…
Войти
для доступа к полному тексту
Автор
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraph to article 30 GDPR:
7.2.8 Records related to processing PII
Control
The organization should determine and securely maintain the necessary records in support of its obligations for the processing of PII.
Implementation guidance
A way to maintain records of the processing of PII is to have an inventory or list of the PII processing activities that the organization performs. Such an inventory can include:
— the type of processing;
— the purposes for the processing;
— a description of the categories of PII and PII principals (e.g. children);
— the categories of recipients to whom PII has been or will be disclosed, including recipients in third
countries or international organizations;
— a general description of the technical and organizational security measures; and
— a Privacy Impact Assessment report.
Such an inventory should have an owner who is responsible for its accuracy and completeness.
ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII processors.
Here is the relevant paragraph to article 30 GDPR:
8.2.6 Records related to processing PII
Control
The organization should determine and maintain the necessary records in support of demonstrating compliance with its obligations (as specified in the applicable contract) for the processing of PII carried out on behalf of a customer.
Implementation guidance
Some jurisdictions can require the organization to record information such as:
— categories of processing carried out on behalf of each customer;
— transfers to third countries or international organizations; and
— a general description of the technical and organizational security measures.
(13) В целях обеспечения соответствующего уровня защиты физических лиц на территории Союза и предотвращения расхождений, затрудняющих свободное движение персональных данных в пределах внутреннего рынка, Регламент необходим для обеспечения правовой определённости и прозрачности для хозяйствующих субъектов, в том числе микро, малых и средних предприятий, для предоставления физическим лицам во всех государствах-членах одинакового уровня юридически закреплённых прав и обязанностей, а также функциональных обязанностей контролёров и процессоров; обеспечения соответствующего мониторинга обработки персональных данных и равнозначных санкций во всех государствах-членах, равно как и для обеспечения эффективного сотрудничества между надзорными органами различных государств-членов. Надлежащее функционирование внутреннего рынка требует, чтобы свободное движение персональных данных в пределах Евросоюза не ограничивалось или запрещалось по причинам, связанным с защитой физических лиц при обработке персональных данных. Для учёта конкретной ситуации на микро, малых и средних предприятиях, настоящий Регламент предусматривает изъятия в отношении ведения учёта для организаций с менее чем 250 сотрудников. Кроме того, учреждениям и органам Евросоюза, а также государствам-членам и их надзорным органам, рекомендуется учитывать конкретные потребности микро, малых и средних предприятий по применению настоящего Регламента. Понятие микро, малых и средних предприятий должно пониматься исходя из статьи 2 Приложения Рекомендации Комиссии 2003/361/ЕС [5].
(13) In order to ensure a consistent level of protection for natural persons throughout the Union and to prevent divergences hampering the free movement of personal data within the internal market, a Regulation is necessary to provide legal certainty and transparency for economic operators, including micro, small and medium-sized enterprises, and to provide natural persons in all Member States with the same level of legally enforceable rights and obligations and responsibilities for controllers and processors, to ensure consistent monitoring of the processing of personal data, and equivalent sanctions in all Member States as well as effective cooperation between the supervisory authorities of different Member States. The proper functioning of the internal market requires that the free movement of personal data within the Union is not restricted or prohibited for reasons connected with the protection of natural persons with regard to the processing of personal data. To take account of the specific situation of micro, small and medium-sized enterprises, this Regulation includes a derogation for organisations with fewer than 250 employees with regard to record-keeping. In addition, the Union institutions and bodies, and Member States and their supervisory authorities, are encouraged to take account of the specific needs of micro, small and medium-sized enterprises in the application of this Regulation. The notion of micro, small and medium-sized enterprises should draw from Article 2 of the Annex to Commission Recommendation 2003/361/EC [5].
(39) Любая обработка персональных данных должна быть законной и справедливой. До физических лиц должно быть прозрачно донесено то, что их персональные данные собираются, используются, просматриваются или иным образом обрабатываются, а также то, в каком объеме персональные данные обрабатываются или будут обрабатываться. Принцип прозрачности требует, чтобы любые сведения или сообщения в отношении обработки указанных персональных данных были легкодоступны, понятны и представлены на ясном и простом языке. Этот принцип, в частности, предусматривает необходимость извещения субъектов данных о том, кто является контролёром, о целях обработки данных, а также дополнительное информирование для обеспечения справедливой и прозрачной обработки в отношении соответствующих физических лиц и их права на получение подтверждения и сведений об имеющих к ним отношение персональных данных, которые обрабатываются. Физические лица должны быть осведомлены о рисках, правилах, средствах защиты и правах в отношении обработки персональных данных и о том, как реализовать свои права в связи с такой обработкой. В частности, конкретные цели обработки персональных данных, должны быть ясными и законными и должны определяться в момент сбора персональных данных. Персональные данные должны быть адекватными, релевантными и ограничиваться тем, что необходимо для целей, с которыми они обрабатываются. Это требует, в частности, обеспечения того, чтобы период, в течение которого персональные данные хранятся, ограничивался строгим минимумом. Персональные данные должны обрабатываться только в том случае, если цель обработки не может быть в разумных пределах достигнута иными средствами. Чтобы гарантировать, что персональные данные не будут храниться дольше, чем это необходимо, контролёр должен установить сроки, по истечении которых персональные удаляются или пересматриваются. Необходимо принять все рационально обусловленные меры для того, чтобы обеспечить исправление или удаление неточных персональных данных. Персональные данные должны обрабатываться таким образом, чтобы обеспечить надлежащую безопасность и конфиденциальность этих персональных данных, в том числе для предотвращения несанкционированного доступа к персональным данным или несанкционированного использования персональных данных и оборудования, используемого для обработки.
(39) Any processing of personal data should be lawful and fair. It should be transparent to natural persons that personal data concerning them are collected, used, consulted or otherwise processed and to what extent the personal data are or will be processed. The principle of transparency requires that any information and communication relating to the processing of those personal data be easily accessible and easy to understand, and that clear and plain language be used. That principle concerns, in particular, information to the data subjects on the identity of the controller and the purposes of the processing and further information to ensure fair and transparent processing in respect of the natural persons concerned and their right to obtain confirmation and communication of personal data concerning them which are being processed. Natural persons should be made aware of risks, rules, safeguards and rights in relation to the processing of personal data and how to exercise their rights in relation to such processing. In particular, the specific purposes for which personal data are processed should be explicit and legitimate and determined at the time of the collection of the personal data. The personal data should be adequate, relevant and limited to what is necessary for the purposes for which they are processed. This requires, in particular, ensuring that the period for which the personal data are stored is limited to a strict minimum. Personal data should be processed only if the purpose of the processing could not reasonably be fulfilled by other means. In order to ensure that the personal data are not kept longer than necessary, time limits should be established by the controller for erasure or for a periodic review. Every reasonable step should be taken to ensure that personal data which are inaccurate are rectified or deleted. Personal data should be processed in a manner that ensures appropriate security and confidentiality of the personal data, including for preventing unauthorised access to or use of personal data and the equipment used for the processing.
(82) Для демонстрации соответствия Регламенту контролёр или процессор должен вести учет деятельности по обработке, за которую он отвечает. Каждый контролёр и процессор обязан сотрудничать с надзорным органом и по запросу предоставлять в его распоряжение указанные учетные сведения в целях мониторинга процесса обработки.
(82) In order to demonstrate compliance with this Regulation, the controller or processor should maintain records of processing activities under its responsibility. Each controller and processor should be obliged to cooperate with the supervisory authority and make those records, on request, available to it, so that it might serve for monitoring those processing operations.
(EN) Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Documentation template for controllers
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Documentation template for processors
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Right of Access (2020).
Url выделенного абзаца скопирован в буфер обмена
Подготовка PDF
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraph to article 30(1)(d) GDPR:
7.5.4 Records of PII disclosure to third parties
Control
The organization should record disclosures of PII to third parties, including what PII has been disclosed, to whom and at what time.
Implementation guidance
PII can be disclosed during the course of normal operations. These disclosures should be recorded. Any additional disclosures to third parties, such as those arising from lawful investigations or external audits, should also be recorded. The records should include the source of the disclosure and the source of the authority to make the disclosure.
ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII processors.
Here is the relevant paragraph to article 30(1)(d) GDPR:
8.5.3 Records of PII disclosure to third parties
Control
The organization should record disclosures of PII to third parties, including what PII has been disclosed, to whom and when.
Implementation guidance
PII can be disclosed during the course of normal operations. These disclosures should be recorded. Any additional disclosures to third parties, such as those arising from lawful investigations or external audits, should also be recorded. The records should include the source of the disclosure and the source of the authority to make the disclosure.