1. Kull kontrollur u, fejn applikabbli, ir-rappreżentant tal-kontrollur, għandu jżomm reġistru tal-attivitajiet ta’ pproċessar taħt ir-responsabbiltà tiegħu. Dak ir-reġistru għandu jkollu l-informazzjoni kollha li ġejja:
(a) l-isem u d-dettalji tal-kuntatt tal-kontrollur u, fejn applikabbli, il-kontrollur konġunt, ir-rappreżentant tal-kontrollur u l-uffiċjal tal-protezzjoni tad-data;
(e) fejn applikabbli, trasferimenti ta’ data personali lil pajjiż terz jew organizzazzjoni internazzjonali, inkluża l-identifikazzjoni ta’ dak il-pajjiż terz jew organizzazzjoni internazzjonali u, fil-każ ta’ trasferimenti msemmija fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 49(1), id-dokumentazzjoni ta’ salvagwardji xierqa;
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraphs to article 30(1)(e) GDPR:
7.5.1 Identify basis for PII transfer between jurisdictions
Control
The organization should identify and document the relevant basis for transfers of PII between jurisdictions.
Implementation guidance
PII transfer can be subject to legislation and/or regulation depending on the jurisdiction or international organization to which data is to be transferred (and from where it originates).
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(f) fejn ikun possibbli, il-limiti ta’ żmien imbassrin għat-tħassir tad-diversi kategoriji ta’ data;
(EN) 8.4.2 Return, transfer or disposal of PII
Control
The organization should provide the ability to return, transfer and/or disposal of PII in a secure manner. It should also make its policy available to the customer.
Implementation guidance
At some point in time, PII can need to be disposed of in some manner.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
2. Kull proċessur u, fejn applikabbli, rappreżentant tal-proċessur għandhom iżommu reġistru tal-kategoriji kollha ta’ attivitajiet tal-ipproċessar imwettqa f’isem kontrollur, li jkun fih:
(a) l-isem u d-dettalji tal-kuntatt tal-proċessur jew proċessuri u ta’ kull kontrollur li l-proċessur qed jaġixxi f’ismu, u, fejn applikabbli, tar-rappreżentant tal-kontrollur jew tal-proċessur, u tal-uffiċjal tal-protezzjoni tad-data;
(c) fejn applikabbli, trasferimenti ta’ data personali lil pajjiż terz jew organizzazzjoni internazzjonali, inkluża l-identifikazzjoni ta’ dak il-pajjiż terz jew organizzazzjoni internazzjonali u, fil-każ ta’ trasferimenti msemmija fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 49(1), id-dokumentazzjoni ta’ salvagwardji xierqa;
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII processors.
Here is the relevant paragraph to article 30(2)(c) GDPR:
8.5.2 Countries and international organizations to which PII can be transferred
Control
The organization should specify and document the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred.
Implementation guidance
The identities of the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred in normal operations should be made available to customers.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(d) fejn ikun possibbli, deskrizzjoni ġenerali tal-miżuri tekniċi u organizzattivi ta’ sigurtà msemmija fl-Artikolu 32(1).
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added a requirement additional to ISO/IEC 27002, section 15.1.2.
Here is the relevant paragraph to article 30(2)(d) GDPR:
6.12.1.2 Addressing security within supplier agreements
Implementation guidance
The organization should specify in agreements with suppliers whether PII is processed and the minimum technical and organizational measures that the supplier needs to meet in order for the organization to meet its information security and PII protection obligations (see 7.2.6 and 8.2.1).
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
4. Il-kontrollur jew il-proċessur u, fejn applikabbli, ir-rappreżentant tal-kontrollur jew tal-proċessur, għandhom jagħmlu r-reġistru disponibbli għall-awtorità superviżorja fuq talba.
5. L-obbligi msemmija fil-paragrafi 1 u 2 ma għandhomx japplikaw għal impriża jew organizzazzjoni li timpjega inqas minn 250 persuna ħlief jekk l-ipproċessar li twettaq x’aktarx jirriżulta f’riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data, l-ipproċessar mhuwiex okkażjonali, jew l-ipproċessar jinkludi kategoriji speċjali ta’ data kif imsemmija fl-Artikolu 9(1) jew l-ipproċessar ta’ data personali relatata ma’ kundanni kriminali u reati msemmija fl-Artikolu 10.
(EN) Article 30 is pretty straightforward and gives us very direct instructions on what document has to be created and what information has to be in it. Often it is enough to create a spreadsheet or a simple Excel table if the number of your processing activities is not so high, but if it doesn’t scale well, there are also specialised software solutions for Register of Processing Activities.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraph to article 30 GDPR:
7.2.8 Records related to processing PII
Control
The organization should determine and securely maintain the necessary records in support of its obligations for the processing of PII.
Implementation guidance
A way to maintain records of the processing of PII is to have an inventory or list of the PII processing activities that the organization performs. Such an inventory can include:
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(13) Sabiex ikun żgurat livell konsistenti ta' protezzjoni għall-persuni fiżiċi fl-Unjoni kollha u sabiex ma jkunx hemm diverġenzi li jfixklu l-moviment liberu tad-data personali fis-suq intern, huwa meħtieġ Regolament li jipprovdi ċertezza legali u trasparenza għall-operaturi ekonomiċi, inklużi l-mikrointrapriżi, l-intrapriżi ż-żgħar u dawk ta' daqs medju, u biex jipprovdi lill-persuni fiżiċi fl-Istati Membri kollha l-istess livell ta' drittijiet u obbligi infurzabbli bil-liġi u responsabbiltajiet għall-kontrolluri u għall-proċessuri, sabiex ikun żgurat monitoraġġ konsistenti tal-ipproċessar tad-data personali, u sanzjonijiet ekwivalenti fl-Istati Membri kollha kif ukoll kooperazzjoni effettiva bejn l-awtoritajiet ta' superviżjoni tal-Istati Membri differenti. Il-funzjonament adatt tas-suq intern jeħtieġ li l-moviment liberu tad-data personali fl-Unjoni ma jkunx ristrett jew ipprojbit għal raġunijiet marbutin mal-protezzjoni tal-persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali. Biex jieħu kont tas-sitwazzjoni speċifika tal-mikrointrapriżi, l-intrapriżi żgħar u dawk ta' daqs medju, dan ir-Regolament jinkludi deroga għal organizzazzjonijiet b'inqas minn 250 impjegat fir-rigward taż-żamma ta' reġistru. Barra minn hekk, l-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni, u l-Istati Membri u l-awtoritajiet superviżorji tagħhom huma mħeġġa jieħdu kont tal-ħtiġijiet speċifiċi tal-mikrointrapriżi, l-intrapriżi żgħar u dawk ta' daqs medju fl-applikazzjoni ta' dan ir-Regolament. Il-kunċett ta' mikrointrapriżi, intrapriżi żgħar u ta' daqs medju għandu jiġi bbażat fuq l-Artikolu 2 tal-Anness għar-Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni 2003/361/KE (5).
(5) Ir-Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni 2003/361/KE tas-6 ta' Mejju 2003 rigward id-definizzjoni ta' mikrointrapriżi, intrapriżi żgħar u ta' daqs medju (C(2003) 1422) (ĠU L 124, 20.5.2003, p. 36). https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/AUTO/?uri=OJ:L:2003:124:TOC
(39) Kwalunkwe pproċessar ta' data personali għandu jkun legali u ġust. Għandu jkun trasparenti għall-persuni fiżiċi li fir-rigward tagħhom qiegħda tinġabar, tintuża, tiġi kkonsultata jew b'xi mod ieħor ipproċessata data personali u l-punt sa fejn id-data personali qiegħda tiġi pproċessata jew ser tiġi pproċessata. Il-prinċipju tat-trasparenza jeħtieġ li kwalunkwe informazzjoni u komunikazzjoni marbuta mal-ipproċessar ta' dik id-data personali tkun aċċessibbli faċilment u li tinftiehem faċilment, u li jintuża lingwaġġ ċar u sempliċi. Dak il-prinċipju jikkonċerna, b'mod partikolari, l-informazzjoni tas-suġġetti tad-data dwar l-identità tal-kontrollur u l-finijiet tal-ipproċessar u informazzjoni ulterjuri biex jiġi żgurat ipproċessar ġust u trasparenti fir-rigward tal-persuni fiżiċi kkonċernati u d-dritt tagħhom li jiksbu konferma u komunikazzjoni tad-data personali li tikkonċernahom u li tkun qiegħda tiġi pproċessata. Għandha tinġibed l-attenzjoni tal-persuni fiżiċi fir-rigward tar-riskji, ir-regoli, is-salvagwardji u d-drittijiet b'rabta mal-ipproċessar ta' data personali u kif għandhom jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom b'rabta ma' tali pproċessar. B'mod partikolari, il-finijiet speċifiċi li għalihom tiġi pproċessata data personali għandhom ikunu espliċiti u leġittimi u stabbiliti fil-mument meta tinġabar id-data personali. Id-data personali għandha tkun adegwata, rilevanti u limitata għal dak li huwa neċessarju għall-finijiet li għalihom hija tkun qiegħda tiġi pproċessata. Dan jeħtieġ, b'mod partikolari, li jiġi żgurat li l-perijodu li matulu tinħażen id-data personali jkun limitat strettament għall-inqas possibbli. Id-data personali għandha tkun ipproċessata biss jekk il-fini tal-ipproċessar ma jkunx jista' jintlaħaq mod ieħor b'mod raġonevoli. Sabiex ikun żgurat li d-data personali ma tinżammx għal aktar żmien minn kemm meħtieġ, il-kontrollur għandu jistabbilixxi limiti ta' żmien għat-tħassir jew għal eżami perjodiku. Għandu jittieħed kull pass raġonevoli sabiex ikun żgurat li data personali li ma tkunx preċiża tiġi rettifikata jew titħassar. Id-data personali għandha tiġi pproċessata b'mod li jiżgura sigurtà u kunfidenzjalità adatti tad-data personali, inkluż għall-prevenzjoni ta' aċċess mhux awtorizzat għad-data personali u t-tagħmir użat għall-ipproċessar jew l-użu tagħhom.
(82) Sabiex tintwera l-konformità ma' dan ir-Regolament, il-kontrollur jew il-proċessur għandu jżomm reġistrazzjonijiet tal-attivitajiet ta' pproċessar taħt ir-responsabbiltà tiegħu. Kull kontrollur u proċessur għandu jkun obbligat li jikkoopera mal-awtorità superviżorja u jagħmel dawk ir-reġistrazzjonijiet disponibbli, fuq talba, sabiex ikunu jistgħu iservu għas-sorveljanza ta' dawk l-attivitajiet ta' pproċessar.
(EN) Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Documentation template for controllers
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Documentation template for processors
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Right of Access (2020).
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Data sharing: a code of practice (2020).
EDPB, Guidelines 02/2021 on Virtual Voice Assistants (2021).
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraph to article 30(1)(d) GDPR:
7.5.4 Records of PII disclosure to third parties
Control
The organization should record disclosures of PII to third parties, including what PII has been disclosed, to whom and at what time.
Implementation guidance
PII can be disclosed during the course of normal operations.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text