1. Každý prevádzkovateľ a v príslušnom prípade zástupca prevádzkovateľa vedie záznamy o spracovateľských činnostiach, za ktoré je zodpovedný. Tieto záznamy musia obsahovať všetky tieto informácie:
a) meno/názov a kontaktné údaje prevádzkovateľa a v príslušnom prípade spoločného prevádzkovateľa, zástupcu prevádzkovateľa a zodpovednej osoby;
e) v príslušných prípadoch prenosy osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii vrátane označenia predmetnej tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie a v prípade prenosov uvedených v článku 49 ods. 1 druhom pododseku dokumentáciu primeraných záruk;
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraphs to article 30(1)(e) GDPR:
7.5.1 Identify basis for PII transfer between jurisdictions
Control
The organization should identify and document the relevant basis for transfers of PII between jurisdictions.
Implementation guidance
PII transfer can be subject to legislation and/or regulation depending on the jurisdiction or international organization to which data is to be transferred (and from where it originates).
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(EN) 8.4.2 Return, transfer or disposal of PII
Control
The organization should provide the ability to return, transfer and/or disposal of PII in a secure manner. It should also make its policy available to the customer.
Implementation guidance
At some point in time, PII can need to be disposed of in some manner.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
2. Každý sprostredkovateľ a v príslušnom prípade zástupca sprostredkovateľa vedie záznamy o všetkých kategóriách spracovateľských činností, ktoré vykonal v mene prevádzkovateľa, pričom tieto záznamy obsahujú:
a) meno/názov a kontaktné údaje sprostredkovateľa alebo sprostredkovateľov a každého prevádzkovateľa, v mene ktorého sprostredkovateľ koná, a v príslušnom prípade zástupcu prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa a zodpovednej osoby;
c) v príslušných prípadoch prenosy osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii vrátane označenia predmetnej tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie a v prípade prenosov uvedených v článku 49 ods. 1 druhom pododseku dokumentáciu primeraných záruk;
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII processors.
Here is the relevant paragraph to article 30(2)(c) GDPR:
8.5.2 Countries and international organizations to which PII can be transferred
Control
The organization should specify and document the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred.
Implementation guidance
The identities of the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred in normal operations should be made available to customers.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
d) podľa možností všeobecný opis technických a organizačných bezpečnostných opatrení uvedených v článku 32 ods. 1.
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added a requirement additional to ISO/IEC 27002, section 15.1.2.
Here is the relevant paragraph to article 30(2)(d) GDPR:
6.12.1.2 Addressing security within supplier agreements
Implementation guidance
The organization should specify in agreements with suppliers whether PII is processed and the minimum technical and organizational measures that the supplier needs to meet in order for the organization to meet its information security and PII protection obligations (see 7.2.6 and 8.2.1).
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
4. Prevádzkovateľ alebo sprostredkovateľ a v príslušnom prípade zástupca prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa na požiadanie sprístupnia záznamy dozornému orgánu.
5. Povinnosti uvedené v odsekoch 1 a 2 sa nevzťahujú na podnik alebo organizáciu, ktorá zamestnáva menej ako 250 osôb, pokiaľ nie je pravdepodobné, že spracúvanie, ktoré vykonáva, povedie k riziku pre práva a slobody dotknutej osoby, pokiaľ je toto spracúvanie príležitostné alebo nezahŕňa osobitné kategórie údajov podľa článku 9 ods. 1 alebo osobných údajov týkajúcich sa uznaní viny za trestné činy a priestupky podľa článku 10.
(EN)
Article 29 Working Party, Position Paper on the Derogations from the Obligation to Maintain Records of Processing Activities pursuant to Article 30(5) GDPR (2018).
(EN) Article 30 is pretty straightforward and gives us very direct instructions on what document has to be created and what information has to be in it. Often it is enough to create a spreadsheet or a simple Excel table if the number of your processing activities is not so high, but if it doesn’t scale well, there are also specialised software solutions for Register of Processing Activities.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraph to article 30 GDPR:
7.2.8 Records related to processing PII
Control
The organization should determine and securely maintain the necessary records in support of its obligations for the processing of PII.
Implementation guidance
A way to maintain records of the processing of PII is to have an inventory or list of the PII processing activities that the organization performs. Such an inventory can include:
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(13) S cieľom zaručiť konzistentnú úroveň ochrany fyzických osôb v celej Únii a zabrániť rozdielom, ktoré sú prekážkou voľného pohybu osobných údajov v rámci vnútorného trhu, je potrebné prijať nariadenie, ktorým sa poskytne právna istota a transparentnosť pre hospodárske subjekty vrátane mikropodnikov a malých a stredných podnikov, a ktorým sa fyzickým osobám vo všetkých členských štátoch poskytne rovnaká úroveň právne vymožiteľných práv, ktorým sa prevádzkovateľom a sprostredkovateľom uložia povinnosti a zodpovednosti, ktorým sa zabezpečí konzistentné monitorovanie spracúvania osobných údajov a ktorým sa stanovia rovnocenné sankcie vo všetkých členských štátoch, ako aj účinná spolupráca dozorných orgánov rozličných členských štátov. Riadne fungovanie vnútorného trhu si vyžaduje, aby voľný pohyb osobných údajov v rámci Únie nebol obmedzený ani zakázaný z dôvodov súvisiacich s ochranou fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov. S cieľom zohľadniť osobitnú situáciu mikropodnikov a malých a stredných podnikov toto nariadenie obsahuje výnimku pre organizácie s menej ako 250 zamestnancami, pokiaľ ide o vedenie záznamov. Okrem toho sa inštitúcie a orgány Únie a členské štáty a ich dozorné orgány nabádajú k tomu, aby pri uplatňovaní tohto nariadenia zohľadňovali osobitné potreby mikropodnikov a malých a stredných podnikov. Pokiaľ ide o vymedzenie pojmu mikropodniky a malé a stredné podniky, malo by sa vychádzať z článku 2 prílohy k odporúčaniu Komisie 2003/361/ES (5).
(5) Odporúčanie Komisie zo 6. mája 2003 o definícii mikropodnikov a malých a stredných podnikov (C(2003) 1422) (Ú. v. EÚ L 124, 20.5.2003, s. 36). https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/AUTO/?uri=OJ:L:2003:124:TOC
(39) Každé spracúvanie osobných údajov by malo byť zákonné a spravodlivé. Pre fyzické osoby by malo byť transparentné, že sa získavajú, používajú, konzultujú alebo inak spracúvajú osobné údaje, ktoré sa ich týkajú, ako aj to, v akom rozsahu sa tieto osobné údaje spracúvajú alebo budú spracúvať. Zásada transparentnosti si vyžaduje, aby všetky informácie a komunikácia súvisiace so spracúvaním týchto osobných údajov boli ľahko prístupné a ľahko pochopiteľné a formulované jasne a jednoducho. Uvedená zásada sa týka najmä informácií pre dotknuté osoby o identite prevádzkovateľa a účeloch spracúvania, a ďalších informácií na zabezpečenie spravodlivého a transparentného spracúvania, pokiaľ ide o dotknuté fyzické osoby a ich právo získať potvrdenie a oznámenie spracúvaných osobných údajov, ktoré sa ich týkajú. Fyzické osoby by mali byť upozornené na riziká, pravidlá, záruky a práva pri spracúvaní osobných údajov, ako aj na to, ako uplatňovať svoje práva pri takomto spracúvaní. Najmä konkrétne účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú, by mali byť výslovne uvedené a legitímne a stanovené v čase získavania osobných údajov. Osobné údaje by mali byť primerané, relevantné a obmedzené na rozsah, ktorý je nevyhnutný vzhľadom na účely, na ktoré sa spracúvajú. To si vyžaduje najmä zabezpečenie toho, aby obdobie, počas ktorého sa tieto osobné údaje uchovávajú, bolo obmedzené na nevyhnutný rozsah. Osobné údaje by sa mali spracúvať len vtedy, ak účel spracúvania nebolo možné za primeraných podmienok dosiahnuť inými prostriedkami. S cieľom zabezpečiť, aby sa osobné údaje neuchovávali dlhšie, než je to nevyhnutné, by mal prevádzkovateľ stanoviť lehoty na vymazanie alebo pravidelné preskúmanie. Mali by sa prijať všetky primerané opatrenia, aby sa zabezpečila oprava alebo vymazanie nesprávnych údajov. Osobné údaje by sa mali spracúvať tak, aby sa zabezpečila primeraná bezpečnosť a dôvernosť osobných údajov vrátane predchádzania neoprávnenému prístupu k osobným údajom a zariadeniu používanému na spracúvanie, alebo neoprávnenému využitiu týchto údajov a zariadení.
(82) Na účely preukázania súladu s týmto nariadením by prevádzkovateľ alebo sprostredkovateľ mali uchovávať záznamy o spracovateľských činnostiach, za ktoré sú zodpovední. Každý prevádzkovateľ a sprostredkovateľ by mal byť povinný spolupracovať s dozorným orgánom a na požiadanie mu poskytnúť tieto záznamy, aby mohli slúžiť na monitorovanie týchto spracovateľských operácií.
(EN) Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Documentation template for controllers
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Documentation template for processors
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Right of Access (2020).
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Data sharing: a code of practice (2020).
EDPB, Guidelines 02/2021 on Virtual Voice Assistants (2021).
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraph to article 30(1)(d) GDPR:
7.5.4 Records of PII disclosure to third parties
Control
The organization should record disclosures of PII to third parties, including what PII has been disclosed, to whom and at what time.
Implementation guidance
PII can be disclosed during the course of normal operations.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text