(13) S cieľom zaručiť konzistentnú úroveň ochrany fyzických osôb v celej Únii a zabrániť rozdielom, ktoré sú prekážkou voľného pohybu osobných údajov v rámci vnútorného trhu, je potrebné prijať nariadenie, ktorým sa poskytne právna istota a transparentnosť pre hospodárske subjekty vrátane mikropodnikov a malých a stredných podnikov, a ktorým sa fyzickým osobám vo všetkých členských štátoch poskytne rovnaká úroveň právne vymožiteľných práv, ktorým sa prevádzkovateľom a sprostredkovateľom uložia povinnosti a zodpovednosti, ktorým sa zabezpečí konzistentné monitorovanie spracúvania osobných údajov a ktorým sa stanovia rovnocenné sankcie vo všetkých členských štátoch, ako aj účinná spolupráca dozorných orgánov rozličných členských štátov. Riadne fungovanie vnútorného trhu si vyžaduje, aby voľný pohyb osobných údajov v rámci Únie nebol obmedzený ani zakázaný z dôvodov súvisiacich s ochranou fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov. S cieľom zohľadniť osobitnú situáciu mikropodnikov a malých a stredných podnikov toto nariadenie obsahuje výnimku pre organizácie s menej ako 250 zamestnancami, pokiaľ ide o vedenie záznamov. Okrem toho sa inštitúcie a orgány Únie a členské štáty a ich dozorné orgány nabádajú k tomu, aby pri uplatňovaní tohto nariadenia zohľadňovali osobitné potreby mikropodnikov a malých a stredných podnikov. Pokiaľ ide o vymedzenie pojmu mikropodniky a malé a stredné podniky, malo by sa vychádzať z článku 2 prílohy k odporúčaniu Komisie 2003/361/ES (5).

_{(5) Odporúčanie Komisie zo 6. mája 2003 o definícii mikropodnikov a malých a stredných podnikov (C(2003) 1422) (Ú. v. EÚ L 124, 20.5.2003, s. 36). https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/AUTO/?uri=OJ:L:2003:124:TOC}

(39) Každé spracúvanie osobných údajov by malo byť zákonné a spravodlivé. Pre fyzické osoby by malo byť transparentné, že sa získavajú, používajú, konzultujú alebo inak spracúvajú osobné údaje, ktoré sa ich týkajú, ako aj to, v akom rozsahu sa tieto osobné údaje spracúvajú alebo budú spracúvať. Zásada transparentnosti si vyžaduje, aby všetky informácie a komunikácia súvisiace so spracúvaním týchto osobných údajov boli ľahko prístupné a ľahko pochopiteľné a formulované jasne a jednoducho. Uvedená zásada sa týka najmä informácií pre dotknuté osoby o identite prevádzkovateľa a účeloch spracúvania, a ďalších informácií na zabezpečenie spravodlivého a transparentného spracúvania, pokiaľ ide o dotknuté fyzické osoby a ich právo získať potvrdenie a oznámenie spracúvaných osobných údajov, ktoré sa ich týkajú. Fyzické osoby by mali byť upozornené na riziká, pravidlá, záruky a práva pri spracúvaní osobných údajov, ako aj na to, ako uplatňovať svoje práva pri takomto spracúvaní. Najmä konkrétne účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú, by mali byť výslovne uvedené a legitímne a stanovené v čase získavania osobných údajov. Osobné údaje by mali byť primerané, relevantné a obmedzené na rozsah, ktorý je nevyhnutný vzhľadom na účely, na ktoré sa spracúvajú. To si vyžaduje najmä zabezpečenie toho, aby obdobie, počas ktorého sa tieto osobné údaje uchovávajú, bolo obmedzené na nevyhnutný rozsah. Osobné údaje by sa mali spracúvať len vtedy, ak účel spracúvania nebolo možné za primeraných podmienok dosiahnuť inými prostriedkami. S cieľom zabezpečiť, aby sa osobné údaje neuchovávali dlhšie, než je to nevyhnutné, by mal prevádzkovateľ stanoviť lehoty na vymazanie alebo pravidelné preskúmanie. Mali by sa prijať všetky primerané opatrenia, aby sa zabezpečila oprava alebo vymazanie nesprávnych údajov. Osobné údaje by sa mali spracúvať tak, aby sa zabezpečila primeraná bezpečnosť a dôvernosť osobných údajov vrátane predchádzania neoprávnenému prístupu k osobným údajom a zariadeniu používanému na spracúvanie, alebo neoprávnenému využitiu týchto údajov a zariadení.

(82) Na účely preukázania súladu s týmto nariadením by prevádzkovateľ alebo sprostredkovateľ mali uchovávať záznamy o spracovateľských činnostiach, za ktoré sú zodpovední. Každý prevádzkovateľ a sprostredkovateľ by mal byť povinný spolupracovať s dozorným orgánom a na požiadanie mu poskytnúť tieto záznamy, aby mohli slúžiť na monitorovanie týchto spracovateľských operácií.