Artikkel 30 📖 GDPR. Isikuandmete töötlemise toimingute registreerimine

Artikkel 30 GDPR. Isikuandmete töötlemise toimingute registreerimine

1. Vastutav töötleja ja asjakohasel juhul vastutava töötleja esindaja registreerib tema vastutusel tehtavad isikuandmete töötlemise toimingud. See kanne sisaldab järgmist teavet:

a) vastutava töötleja ning asjakohasel juhul kaasvastutava töötleja, vastutava töötleja esindaja ja andmekaitseametniku nimi ja kontaktandmed;

b) töötlemise eesmärgid;

c) andmesubjektide kategooriate ja isikuandmete liikide kirjeldus;

d) vastuvõtjate kategooriad, kellele isikuandmeid on avalikustatud või avalikustatakse, sealhulgas kolmandates riikides olevad vastuvõtjad ja rahvusvahelised organisatsioonid;

ISO 27701

(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.

Here is the relevant paragraph to article 30(1)(d) GDPR:

7.5.4 Records of PII disclosure to third parties

Control

The organization should record disclosures of PII to third parties, including what PII has been disclosed, to whom and at what time.

Implementation guidance

PII can be disclosed during the course of normal operations.

…

Logi sisse
terviktekstile juurdepääsuks

e) kui isikuandmeid edastatakse kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile, siis andmed selle kohta koos asjaomase kolmanda riigi või rahvusvahelise organisatsiooni nimega, ning juhul, kui tegemist on artikli 49 lõike 1 teises lõigus osutatud edastamisega, siis sobivate kaitsemeetmete kohta koostatud dokumendid;

ISO 27701 Ühendused

ISO 27701

(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.

Here is the relevant paragraphs to article 30(1)(e) GDPR:

7.5.1 Identify basis for PII transfer between jurisdictions

Control

The organization should identify and document the relevant basis for transfers of PII between jurisdictions.

Implementation guidance

PII transfer can be subject to legislation and/or regulation depending on the jurisdiction or international organization to which data is to be transferred (and from where it originates).

…

Logi sisse
terviktekstile juurdepääsuks

Ühendused

Artikkel 49 GDPR. Erandid konkreetsetes olukordades

[…]

Kui edastamise aluseks ei saa olla artikli 45 või 46 sätted, sealhulgas siduvaid kontsernisiseseid eeskirju käsitlevad sätted, ning kui ükski käesoleva lõike esimese lõigu kohane konkreetseks olukorraks ette nähtud erand ei ole kohaldatav, võib kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile andmeid edastada üksnes juhul, kui edastamine ei ole korduv, puudutab ainult piiratud arvu andmesubjekte, on vajalik, et kaitsta vastutava töötleja õigustatud huve, mille suhtes andmesubjekti huvid, õigused või vabadused ei ole ülekaalus ning kui vastutav töötleja on hinnanud kõiki andmete edastamisega seotud asjaolusid ja kehtestanud selle hinnangu põhjal sobivad kaitsemeetmed isikuandmete kaitseks. Vastutav töötleja teatab edastamisest järelevalveasutusele. Lisaks artiklites 13 ja 14 osutatud teabele teavitab vastutav töötleja andmesubjekte edastamisest ja vastutava töötleja poolt kaitstavatest õigustatud huvidest.

[…]

f) võimaluse korral eri andmeliikide kustutamiseks ette nähtud tähtajad;

ISO 27701

(EN) 8.4.2 Return, transfer or disposal of PII

Control

The organization should provide the ability to return, transfer and/or disposal of PII in a secure manner. It should also make its policy available to the customer.

Implementation guidance

At some point in time, PII can need to be disposed of in some manner.

…

Logi sisse
terviktekstile juurdepääsuks

g) võimaluse korral artikli 32 lõikes 1 osutatud tehniliste ja korralduslike turvameetmete üldine kirjeldus.

Ühendused

Artikkel 32 GDPR. Töötlemise turvalisus

1. Võttes arvesse teaduse ja tehnoloogia viimast arengut ja rakendamise kulusid ning arvestades isikuandmete töötlemise laadi, ulatust, konteksti ja eesmärke, samuti erineva tõenäosuse ja suurusega ohte füüsiliste isikute õigustele ja vabadustele, rakendavad vastutav töötleja ja volitatud töötleja ohule vastava turvalisuse taseme tagamiseks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, hõlmates muu hulgas vastavalt vajadusele järgmist:

a) isikuandmete pseudonümiseerimine ja krüpteerimine;

b) võime tagada isikuandmeid töötlevate süsteemide ja teenuste kestev konfidentsiaalsus, terviklus, kättesaadavus ja vastupidavus;

c) võime taastada õigeaegselt isikuandmete kättesaadavus ja juurdepääs andmetele füüsilise või tehnilise vahejuhtumi korral;

d) tehniliste ja korralduslike meetmete tõhususe korrapärase testimise ja hindamise kord isikuandmete töötlemise turvalisuse tagamiseks.

[…]

2. Volitatud töötleja või asjakohasel juhul volitatud töötleja esindaja peab kõigi vastutava töötleja nimel tehtavate isikuandmete isikuandmete töötlemise toimingute kategooriate registrit, mis sisaldab järgmist teavet:

a) volitatud töötleja või töötlejate ja vastutava töötleja, kelle nimel volitatud töötleja tegutseb, ning asjakohasel juhul vastutava töötleja või volitatud töötleja esindaja ja andmekaitseametniku nimi ja kontaktandmed;

b) vastutava töötleja nimel tehtava töötlemise kategooriad;

c) kui isikuandmeid edastatakse kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile, siis andmed selle kohta koos asjaomase kolmanda riigi või rahvusvahelise organisatsiooni nimega, ning juhul, kui tegemist on artikli 49 lõike 1 teises lõigus osutatud edastamisega, siis sobivate kaitsemeetmete kohta koostatud dokumendid;

ISO 27701

(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII processors.

Here is the relevant paragraph to article 30(2)(c) GDPR:

8.5.2 Countries and international organizations to which PII can be transferred

Control

The organization should specify and document the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred.

Implementation guidance

The identities of the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred in normal operations should be made available to customers.

…

Logi sisse
terviktekstile juurdepääsuks

d) võimaluse korral artikli 32 lõikes 1 osutatud tehniliste ja korralduslike turvameetmete üldine kirjeldus.

ISO 27701 Ühendused

ISO 27701

(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added a requirement additional to ISO/IEC 27002, section 15.1.2.

Here is the relevant paragraph to article 30(2)(d) GDPR:

6.12.1.2 Addressing security within supplier agreements

Implementation guidance

The organization should specify in agreements with suppliers whether PII is processed and the minimum technical and organizational measures that the supplier needs to meet in order for the organization to meet its information security and PII protection obligations (see 7.2.6 and 8.2.1).

…

Logi sisse
terviktekstile juurdepääsuks

Ühendused

Artikkel 32 GDPR. Töötlemise turvalisus

a) isikuandmete pseudonümiseerimine ja krüpteerimine;

b) võime tagada isikuandmeid töötlevate süsteemide ja teenuste kestev konfidentsiaalsus, terviklus, kättesaadavus ja vastupidavus;

c) võime taastada õigeaegselt isikuandmete kättesaadavus ja juurdepääs andmetele füüsilise või tehnilise vahejuhtumi korral;

d) tehniliste ja korralduslike meetmete tõhususe korrapärase testimise ja hindamise kord isikuandmete töötlemise turvalisuse tagamiseks.

[…]

3. Lõigetes 1 ja 2 osutatud registreerimine on kirjalik, sealhulgas elektrooniline.

4. Taotluse korral teeb vastutav töötleja ja volitatud töötleja ning asjakohasel juhul vastutava töötleja või volitatud töötleja esindaja registri kättesaadavaks järelevalveasutusele.

5. Lõigetes 1 ja 2 osutatud kohustusi ei kohaldata vähem kui 250 töötajaga ettevõtjale või organisatsioonile, välja arvatud juhul, kui tema teostatav töötlemine kujutab endast tõenäoliselt ohtu andmesubjekti õigustele ja vabadustele, töötlemine ei ole juhtumipõhine või töödeldakse artikli 9 lõikes 1 osutatud isikuandmete eriliike või artiklis 10 osutatud süüteoasjades süüdimõistvate kohtuotsuste ja süütegudega seotud andmeid.

Suunised & Case Law Ühendused

Suunised & Case Law

(EN)

Document

Article 29 Working Party, Position Paper on the Derogations from the Obligation to Maintain Records of Processing Activities pursuant to Article 30(5) GDPR (2018).

Ühendused

Artikkel 9 GDPR. Isikuandmete eriliikide töötlemine

1. Keelatud on töödelda isikuandmeid, millest ilmneb rassiline või etniline päritolu, poliitilised vaated, usulised või filosoofilised veendumused või ametiühingusse kuulumine, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta.

[…]

Artikkel 10 GDPR. Süüteoasjades süüdimõistvate kohtuotsuste ja süütegudega seotud isikuandmete töötlemine

Süüteoasjades süüdimõistvate kohtuotsuste ja süütegude või nendega seotud turvameetmetega seotud isikuandmeid töödeldakse artikli 6 lõike 1 kohaselt ainult ametiasutuse järelevalve all või siis, kui töötlemine on lubatud liidu või liikmesriigi õigusega, milles on sätestatud asjakohased kaitsemeetmed andmesubjektide õiguste ja vabaduste kaitseks. Süüteoasjades süüdimõistvate kohtuotsuste terviklikku registrit peetakse ainult ametiasutuse järelevalve all.

Isikuandmete kaitse üldmäärus

Ekspertide kommentaar ISO 27701 Põhjendustes Suunised & Case Law Jäta kommentaar

Ekspertide kommentaar

(EN) Article 30 is pretty straightforward and gives us very direct instructions on what document has to be created and what information has to be in it. Often it is enough to create a spreadsheet or a simple Excel table if the number of your processing activities is not so high, but if it doesn’t scale well, there are also specialised software solutions for Register of Processing Activities.

…

Logi sisse
terviktekstile juurdepääsuks

ISO 27701

(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.

Here is the relevant paragraph to article 30 GDPR:

7.2.8 Records related to processing PII

Control

The organization should determine and securely maintain the necessary records in support of its obligations for the processing of PII.

Implementation guidance

A way to maintain records of the processing of PII is to have an inventory or list of the PII processing activities that the organization performs. Such an inventory can include:

…

Logi sisse
terviktekstile juurdepääsuks

Põhjendustes

(13) Et tagada füüsiliste isikute järjekindel kaitse kogu liidus ning ära hoida erinevusi, mis takistavad andmete vaba liikumist siseturul, on vaja määrust, millega tagatakse õiguskindlus ja läbipaistvus ettevõtjate, sealhulgas mikro-, väikeste ja keskmise suurusega ettevõtjate jaoks ning milles sätestatakse kõikides liikmesriikides füüsiliste isikutele samaväärsed kohtulikult kaitstavad õigused ning vastutavatele töötlejatele ja volitatud töötlejatele kohustused ja vastutusvaldkonnad, et tagada isikuandmete töötlemise järjekindel jälgimine nagu ka samaväärsed karistused kõigis liikmesriikides ning erinevate liikmesriikide järelevalveasutuste tõhus koostöö. Siseturu nõuetekohaseks toimimiseks on vaja, et isikuandmete vaba liikumist liidus ei piirataks ega keelataks põhjustel, mis on seotud füüsiliste isikute kaitsega isikuandmete töötlemisel. Et võtta arvesse mikro-, väikeste ja keskmise suurusega ettevõtjate erilist olukorda, on käesolevas määruses ette nähtud erand andmete kogumisele kuni 250 töötajaga ettevõtete poolt. Lisaks kutsutakse liidu institutsioone ja asutusi, liikmesriike ja nende järelevalveasutusi üles võtma käesoleva määruse kohaldamisel arvesse mikro-, väikeste ja keskmise suurusega ettevõtjate erivajadusi. Mikro-, väikeste ja keskmise suurusega ettevõtjate määratlus peaks tuginema komisjoni soovituse 2003/361/EÜ [5] lisa artiklile 2.

_{[5] Komisjoni 6. mai 2003. aasta soovitus mikro-, väikeste ja keskmiste suurusega ettevõtjate määratluse kohta (C(2003)1422) (ELT L 124, 20.5.2003, lk 36). https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/AUTO/?uri=OJ:L:2003:124:TOC}

(39) Isikuandmete igasugune töötlemine peaks olema seaduslik ja õiglane. Füüsilisi isikuid puudutavate isikuandmete kogumine, kasutamine, lugemine või muu töötlemine ja nende andmete töötlemise ulatus praegu või tulevikus peaks olema nende jaoks läbipaistev. Läbipaistvuse põhimõte eeldab, et nende isikuandmete töötlemisega seotud teave ja sõnumid on lihtsalt kättesaadavad, arusaadavad ning selgelt ja lihtsalt sõnastatud. Kõnealune põhimõte puudutab eelkõige andmesubjektide teavitamist vastutava töötleja identiteedist ning töötlemise eesmärgist ja täiendavast teabest, et tagada asjaomaste füüsiliste isikute suhtes õiglane ja läbipaistev töötlemine ning nende õigus saada neid puudutavate isikuandmete töötlemise kohta kinnitust ja sõnumeid. Füüsilisi isikuid tuleks teavitada isikuandmete töötlemisega seotud ohtudest, normidest, kaitsemeetmetest ja õigustest ning sellest, kuidas nad saavad sellise andmete töötlemisega seoses oma õigusi kasutada. Eelkõige peaksid olema selged ja õiguspärased isikuandmete töötlemise konkreetsed eesmärgid, mis tuleks kindlaks määrata andmete kogumise ajal. Isikuandmed peaksid olema asjakohased, piisavad ja piirduma sellega, mis on nende töötlemise otstarbe seisukohalt vajalik. See eeldab eelkõige, et tagatakse andmete säilitamise aja piirdumine rangelt minimaalsega. Isikuandmeid tuleks töödelda vaid juhul, kui nende töötlemise eesmärki ei ole mõistlikult võimalik saavutada muude vahendite abil. Selle tagamiseks, et isikuandmeid ei säilitataks vajalikust kauem, peaks vastutav töötleja kindlaks määrama tähtajad andmete kustutamiseks või perioodiliseks läbivaatamiseks. Selle tagamiseks, et ebaõiged isikuandmed parandatakse või kustutatakse, tuleks võtta kõik mõistlikud meetmed. Isikuandmeid tuleks töödelda viisil, mis tagab isikuandmete asjakohase turvalisuse ja konfidentsiaalsuse, sealhulgas isikuandmetele ning nende töötlemiseks kasutatavatele seadmetele loata juurdepääsu või nende loata kasutamise tõkestamise.

(82) Käesoleva määruse täitmise tõendamiseks peaks vastutav töötleja või volitatud töötleja säilitama andmeid tema vastutusalasse kuuluvate isikuandmete töötlemise toimingute kohta. Vastutav töötleja ja volitatud töötleja peaks olema kohustatud tegema järelevalveasutusega koostööd ja tegema need salvestatud andmed taotluse korral järelevalveasutusele kättesaadavaks, et neid saaks kasutada nimetatud isikuandmete töötlemise toimingute kontrollimiseks.

Suunised & Case Law

(EN) Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Documentation template for controllers

Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Documentation template for processors

Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Right of Access (2020).

Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Data sharing: a code of practice (2020).

EDPB, Guidelines 02/2021 on Virtual Voice Assistants (2021).

Jäta kommentaar

[js-disqus]