(13) Kako bi se osigurala dosljedna razina zaštite pojedinaca širom Unije i spriječila razilaženja koja ometaju slobodno kretanje osobnih podataka na unutarnjem tržištu, potrebna je Uredba radi pružanja pravne sigurnosti i transparentnosti gospodarskim subjektima, uključujući mikropoduzeća, mala i srednja poduzeća, te pružanja pojedincima u svim državama članicama istu razinu pravno primjenjivih prava i obveza te odgovornosti za voditelje obrade i izvršitelje obrade kako bi se osiguralo postojano praćenje obrade osobnih podataka i jednake sankcije u svim državama članicama, kao i djelotvornu suradnju između nadzornih tijela različitih država članica. Za ispravno funkcioniranje unutarnjeg tržišta ne ograničava se niti zabranjuje slobodno kretanje osobnih podataka u Uniji zbog razloga povezanih sa zaštitom pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka. Ova Uredba sadržava odstupanja za organizacije u kojima je zaposleno manje od 250 osoba s obzirom na vođenje evidencije, radi uzimanja u obzir posebnih situacija mikropoduzeća, malih i srednjih poduzeća. Osim toga, institucije i tijela Unije te države članice i njihova nadzorna tijela potiču se da u primjeni ove Uredbe uzmu u obzir posebne potrebe mikropoduzeća, malih i srednjih poduzeća. Pojam mikropoduzeća, malih i srednjih poduzeća trebao bi se temeljiti na članku 2. Priloga Preporuci Komisije 2003/361/EZ (5).

_{(5) Preporuka Komisije od 6. svibnja 2003. o definiciji mikropoduzeća te malih i srednjih poduzeća (C(2003) 1422) (SL L 124, 20.5.2003., str. 36.). https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/AUTO/?uri=OJ:L:2003:124:TOC}

(39) Svaka obrada osobnih podataka trebala bi biti zakonita i poštena. Za pojedince bi trebalo biti transparentno kako se osobni podaci koji se odnose na njih prikupljaju, upotrebljavaju, daju na uvid ili na drugi način obrađuju, kao i do koje se mjere ti osobni podaci obrađuju ili će se obrađivati. Načelom transparentnosti traži se da svaka informacija i komunikacija u vezi s obradom tih osobnih podataka bude lako dostupna i razumljiva te da se upotrebljava jasan i jednostavan jezik. To se načelo osobito odnosi na informacije ispitaniku o identitetu voditelja obrade i svrhama obrade te daljnje informacije radi osiguravanja poštenosti i transparentnosti obrade s obzirom na pojedince o kojima je riječ i njihovo pravo da dobiju potvrdu i na obavijest o osobnim podacima koji se obrađuju, a koji se odnose na njih. Pojedinci bi trebali biti upoznati s rizicima, pravilima, zaštitnim mjerama i pravima u vezi s obradom osobnih podataka i načinom ostvarenja svojih prava u vezi s obradom. Osobito,određena svrha u koju se osobni podaci obrađuju trebala bi biti izrijekom navedena i opravdana te određena u vrijeme prikupljanja osobnih podataka. Osobni podaci trebali bi biti primjereni, bitni i ograničeni na ono što je nužno za svrhe u koje se podaci obrađuju. Zbog toga je osobito potrebno osigurati da je razdoblje u kojem se osobni podaci pohranjuju ograničeno na strogi minimum. Osobni podaci trebali bi se obrađivati samo ako se svrha obrade opravdano ne bi mogla postići drugim sredstvima. Radi osiguravanja da se osobni podaci ne drže duže nego što je nužno, voditelj obrade trebao bi odrediti rok za brisanje ili periodično preispitivanje. Trebalo bi poduzeti svaki razumno opravdani korak radi osiguravanja da se netočni osobni podaci isprave ili izbrišu. Osobne podatke trebalo bi obrađivati uz odgovarajuće poštovanje sigurnosti i povjerljivosti osobnih podataka, što obuhvaća i sprečavanje neovlaštenog pristupa osobnim podacima i opremi kojom se koristi pri obradi podataka ili njihove neovlaštene upotrebe.

(82) Voditelj obrade ili izvršitelj obrade trebao bi voditi evidenciju o aktivnostima obrade pod svojom odgovornošću radi dokazivanja sukladnosti s ovom Uredbom. Svaki voditelj obrade i izvršitelj obrade trebao bi imati obvezu surađivati s nadzornim tijelom i omogućiti mu na zahtjev uvid u tu evidenciju kako bi mu mogla poslužiti za praćenje postupaka obrade.