(1) Minden adatkezelő és – ha van ilyen – az adatkezelő képviselője a felelősségébe tartozóan végzett adatkezelési tevékenységekről nyilvántartást vezet. E nyilvántartás a következő információkat tartalmazza:
a) az adatkezelő neve és elérhetősége, valamint – ha van ilyen – a közös adatkezelőnek, az adatkezelő képviselőjének és az adatvédelmi tisztviselőnek a neve és elérhetősége;
e) adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására vonatkozó információk, beleértve a harmadik ország vagy a nemzetközi szervezet azonosítását, valamint a 49. cikk (1) bekezdésének második albekezdés szerinti továbbítás esetében a megfelelő garanciák leírása;
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraphs to article 30(1)(e) GDPR:
7.5.1 Identify basis for PII transfer between jurisdictions
Control
The organization should identify and document the relevant basis for transfers of PII between jurisdictions.
Implementation guidance
PII transfer can be subject to legislation and/or regulation depending on the jurisdiction or international organization to which data is to be transferred (and from where it originates).
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(EN) 8.4.2 Return, transfer or disposal of PII
Control
The organization should provide the ability to return, transfer and/or disposal of PII in a secure manner. It should also make its policy available to the customer.
Implementation guidance
At some point in time, PII can need to be disposed of in some manner.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(2) Minden adatfeldolgozó és – ha van ilyen – az adatfeldolgozó képviselője nyilvántartást vezet az adatkezelő nevében végzett adatkezelési tevékenységek minden kategóriájáról; a nyilvántartás a következő információkat tartalmazza:
a) az adatfeldolgozó vagy adatfeldolgozók neve és elérhetőségei, és minden olyan adatkezelő neve és elérhetőségei, amelynek vagy akinek a nevében az adatfeldolgozó eljár, továbbá – ha van ilyen – az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó képviselőjének, valamint az adatvédelmi tisztviselőnek a neve és elérhetőségei;
c) adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítása, beleértve a harmadik ország vagy a nemzetközi szervezet azonosítását, valamint a 49. cikk (1) bekezdésének második albekezdése szerinti továbbítás esetében a megfelelő garanciák leírása;
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII processors.
Here is the relevant paragraph to article 30(2)(c) GDPR:
8.5.2 Countries and international organizations to which PII can be transferred
Control
The organization should specify and document the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred.
Implementation guidance
The identities of the countries and international organizations to which PII can possibly be transferred in normal operations should be made available to customers.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
d) ha lehetséges, a 32. cikk (1) bekezdésében említett technikai és szervezési intézkedések általános leírása.
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added a requirement additional to ISO/IEC 27002, section 15.1.2.
Here is the relevant paragraph to article 30(2)(d) GDPR:
6.12.1.2 Addressing security within supplier agreements
Implementation guidance
The organization should specify in agreements with suppliers whether PII is processed and the minimum technical and organizational measures that the supplier needs to meet in order for the organization to meet its information security and PII protection obligations (see 7.2.6 and 8.2.1).
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(3) Az (1) és (2) bekezdésben említett nyilvántartást írásban kell vezetni, ideértve az elektronikus formátumot is.
(4) Az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó, valamint – ha van ilyen – az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó képviselője megkeresés alapján a felügyeleti hatóság részére rendelkezésére bocsátja a nyilvántartást.
(5) Az (1) és (2) bekezdésben foglalt kötelezettségek nem vonatkoznak a 250 főnél kevesebb személyt foglalkoztató vállalkozásra vagy szervezetre, kivéve, ha az általa végzett adatkezelés az érintettek jogaira és szabadságaira nézve valószínűsíthetően kockázattal jár, ha az adatkezelés nem alkalmi jellegű, vagy ha az adatkezelés kiterjed a személyes adatok 9. cikk (1) bekezdésében említett különleges kategóriáinak vagy a 10. cikkben említett, büntetőjogi felelősség megállapítására vonatkozó határozatokra és bűncselekményekre vonatkozó személyes adatoknak a kezelésére.
(EN) Article 30 is pretty straightforward and gives us very direct instructions on what document has to be created and what information has to be in it. Often it is enough to create a spreadsheet or a simple Excel table if the number of your processing activities is not so high, but if it doesn’t scale well, there are also specialised software solutions for Register of Processing Activities.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraph to article 30 GDPR:
7.2.8 Records related to processing PII
Control
The organization should determine and securely maintain the necessary records in support of its obligations for the processing of PII.
Implementation guidance
A way to maintain records of the processing of PII is to have an inventory or list of the PII processing activities that the organization performs. Such an inventory can include:
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text
(13) A természetes személyek egységes, uniós-szintű védelmének biztosítása, valamint a személyes adatok belső piacon való szabad áramlását akadályozó eltérések megelőzése érdekében rendelettel kell biztosítani a jogbiztonságot és az áttekinthetőséget valamennyi tagállam gazdasági szereplői részére – beleértve a mikro-, kis- és középvállalkozásokat is –, továbbá rendelettel kell biztosítani a természetes személyek részére minden tagállamban azonos szintű, jogi úton érvényesíthető jogokat és kötelezettségeket, az adatkezelők és adatfeldolgozók számára azonos felelősséget, a személyes adatok kezelésének következetes nyomon követését, valamennyi tagállamban azonos szankciók alkalmazását, és a különböző tagállamok felügyeleti hatóságai közötti hatékony együttműködést. A belső piac megfelelő működése érdekében a személyes adatok Unión belüli szabad áramlását a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelmével összefüggő okokból nem szabad korlátozni vagy megtiltani. A mikro-, kis- és középvállalkozások sajátos helyzetének figyelembevétele érdekében a 250 főnél kevesebb személyt foglalkoztató szervezetek esetében e rendelet a nyilvántartás vezetése tekintetében eltérést tartalmaz. Emellett, e rendelet alkalmazása során az uniós intézményeket és szerveket, és a tagállamokat és azok felügyeleti hatóságait ösztönözni kell, hogy vegyék figyelembe a mikro-, kis- és középvállalkozások sajátos szükségleteit. A mikro-, kis- és középvállalkozások fogalma kapcsán a 2003/361/EK bizottsági ajánlás (5) mellékletének 2. cikkét kell alapul venni.
(5) A Bizottság 2003/361/EK ajánlása (2003. május 6.) a mikro-, kis- és középvállalkozások fogalma kapcsán a kis- és közepes méretű vállalkozások meghatározásáról (C(2003) 1422) (HL L 124., 2003.5.20., 36. o.). https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/AUTO/?uri=OJ:L:2003:124:TOC
(39) A személyes adatok kezelésének jogszerűnek és tisztességesnek kell lennie. A természetes személyek számára átláthatónak kell lennie, hogy a rájuk vonatkozó személyes adataikat hogyan gyűjtik, használják fel, azokba hogy tekintenek bele vagy milyen egyéb módon kezelik, valamint azzal összefüggésben, hogy a személyes adatokat milyen mértékben kezelik vagy fogják kezelni. Az átláthatóság elve megköveteli, hogy a személyes adatok kezelésével összefüggő tájékoztatás, illetve kommunikáció könnyen hozzáférhető és közérthető legyen, valamint hogy azt világosan és egyszerű nyelvezettel fogalmazzák meg. Ez az elv vonatkozik különösen az érintetteknek az adatkezelő kilétéről és az adatkezelés céljáról való tájékoztatására, valamint az azt célzó további tájékoztatásra, hogy biztosított legyen az érintett személyes adatainak tisztességes és átlátható kezelése, továbbá arra a tájékoztatásra, hogy az érintetteknek jogukban áll megerősítést és tájékoztatást kapni a róluk kezelt adatokról. A természetes személyt a személyes adatok kezelésével összefüggő kockázatokról, szabályokról, garanciákról és jogokról tájékoztatni kell, valamint arról, hogy hogyan gyakorolhatja az adatkezelés kapcsán megillető jogokat. A személyes adatkezelés konkrét céljainak mindenekelőtt explicit módon megfogalmazottaknak és jogszerűeknek, továbbá már a személyes adatok gyűjtésének időpontjában meghatározottaknak kell lenniük. A személyes adatoknak a kezelésük céljára alkalmasaknak és relevánsaknak kell lenniük, az adatok körét pedig a célhoz szükséges minimumra kell korlátozni. Ehhez pedig biztosítani kell különösen azt, hogy a személyes adatok tárolása a lehető legrövidebb időtartamra korlátozódjon. Személyes adatok csak abban az esetben kezelhetők, ha az adatkezelés célját egyéb eszközzel észszerű módon nem lehetséges elérni. Annak biztosítása érdekében, hogy a személyes adatok tárolása a szükséges időtartamra korlátozódjon, az adatkezelő törlési vagy rendszeres felülvizsgálati határidőket állapít meg. A pontatlan személyes adatok helyesbítése vagy törlése érdekében minden észszerű lépést meg kell tenni. A személyes adatokat olyan módon kell kezelni, amely biztosítja azok megfelelő szintű biztonságát és bizalmas kezelését, többek között annak érdekében, hogy megakadályozza a személyes adatokhoz és a személyes adatok kezeléséhez használt eszközökhöz való jogosulatlan hozzáférést, illetve azok jogosulatlan felhasználását.
(82) Az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó az e rendeletnek való megfelelés bizonyítása érdekében nyilvántartást vezet a hatásköre alapján végzett adatkezelési tevékenységekről. Minden adatkezelő és adatfeldolgozó köteles a felügyeleti hatósággal együttműködni és ezeket a nyilvántartásokat kérésre hozzáférhetővé tenni az érintett adatkezelési műveletek ellenőrzése érdekében.
(EN) Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Documentation template for controllers
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Documentation template for processors
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Right of Access (2020).
Information Commissioner’s Office (ICO, Great Britain), Data sharing: a code of practice (2020).
EDPB, Guidelines 02/2021 on Virtual Voice Assistants (2021).
(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.
Here is the relevant paragraph to article 30(1)(d) GDPR:
7.5.4 Records of PII disclosure to third parties
Control
The organization should record disclosures of PII to third parties, including what PII has been disclosed, to whom and at what time.
Implementation guidance
PII can be disclosed during the course of normal operations.
(EN) […]
(EN) Sign in
to read the full text