(13) За да се гарантира съгласувано ниво на защита на физическите лица в целия Съюз и да се попречи на различията да възпрепятстват свободното движение на лични данни в рамките на вътрешния пазар, е необходим регламент, който да осигурява правна сигурност и прозрачност за икономическите оператори, включително за микропредприятията и малките и средните предприятия, и да предоставя на физическите лица във всички държави членки еднакви по степен законно приложими права и задължения и отговорности за администраторите и обработващите лични данни, както и да осигури последователно наблюдение на обработването на лични данни, еквивалентни санкции във всички държави членки и ефективно сътрудничество между надзорните органи на различните държави членки. За доброто функциониране на вътрешния пазар е необходимо свободното движение на лични данни в рамките на Съюза да не се ограничава, нито забранява по причини, свързани със защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни. За да се отчете особеното положение на микропредприятията и малките и средните предприятия, в настоящия регламент е включена дерогация за организации с по-малко от 250 служители по отношение на воденето на регистър. Освен това, институциите и органите на Съюза, както и държавите членки и техните надзорни органи се приканват да вземат предвид специфичните нужди на микропредприятията и малките и средните предприятия при прилагането на настоящия регламент. Разбирането на понятието за микропредприятия и малки и средни предприятия следва да се основава на член 2 от приложението към Препоръка 2003/361/ЕО на Комисията [5].

_{[5] Препоръка 2003/361/ЕО на Комисията от 6 май 2003 г. относно дефиницията на микропредприятията, малките и средните предприятия (C(2003) 1422) (ОВ L 124, 20.5.2003 г., стр. 36). https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/AUTO/?uri=OJ:L:2003:124:TOC}

(39) Всяко обработване на лични данни следва да бъде законосъобразно и добросъвестно. За физическите лица следва да е прозрачно по какъв начин отнасящи се до тях лични данни се събират, използват, консултират или обработват по друг начин, както и в какъв обхват се извършва или ще се извършва обработването на данните. Принципът на прозрачност изисква всяка информация и комуникация във връзка с обработването на тези лични данни да бъде лесно достъпна и разбираема и да се използват ясни и недвусмислени формулировки. Този принципа се отнася в особена степен за информацията, която получават субектите на данни за самоличността на администратора и целите на обработването, и за допълнителната информация, гарантираща добросъвестно и прозрачно обработване на данните по отношение на засегнатите физически лица и тяхното право да получат потвърждение и уведомление за съдържанието на свързани с тях лични данни, които се обработват. Физическите лица следва да бъдат информирани за рисковете, правилата, гаранциите и правата, свързани с обработването на лични данни, и за начините, по които да упражняват правата си по отношение на обработването. По-специално, конкретните цели, за които се обработват лични данни, следва да бъдат ясни и законни и определени към момента на събирането на личните данни. Личните данни следва да са адекватни, релевантни и ограничени до необходимото за целите, за които се обработват. Това налага по-специално да се гарантира, че срокът, за който личните данни се съхраняват, е ограничен до строг минимум. Личните данни следва да се обработват, единствено ако целта на обработването не може да бъде постигната в достатъчна степен с други средства. С цел да се гарантира, че срокът на съхранение на личните данни не е по-дълъг от необходимия, администраторът следва да установи срокове за тяхното изтриване или периодичен преглед. Следва да бъдат предприети всички разумни мерки, за да се гарантира, че неточните лични данни се коригират или заличават. Личните данни следва да се обработват по начин, който гарантира подходяща степен на сигурност и поверителност на личните данни, включително за предотвратяване на непозволен достъп до лични данни и до оборудване за тяхното обработване или за предотвратяване на използването им.

(82) За да докаже спазването на настоящия регламент, администраторът или обработващият данни следва да поддържа документация за дейностите по обработване, за които той е отговорен. Всеки администратор и обработващ лични данни следва да е длъжен да си сътрудничи с надзорния орган и да му осигури достъп до тази документация при поискване, за да може да бъде използвана за наблюдение на тези операции по обработване.