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Artículo 14 RGPD. Información que deberá facilitarse cuando los datos personales no se hayan obtenido del interesado

Article 14 GDPR. Information to be provided where personal data have not been obtained from the data subject

1. Cuando los datos personales no se hayan obtenidos del interesado, el responsable del tratamiento le facilitará la siguiente información:

1. Where personal data have not been obtained from the data subject, the controller shall provide the data subject with the following information:

a) la identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante;

(a) the identity and the contact details of the controller and, where applicable, of the controller’s representative;

b) los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso;

(b) the contact details of the data protection officer, where applicable;

c) los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales, así como la base jurídica del tratamiento;

(c) the purposes of the processing for which the personal data are intended as well as the legal basis for the processing;

d) las categorías de datos personales de que se trate;

(d) the categories of personal data concerned;

e) los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso;

(e) the recipients or categories of recipients of the personal data, if any;

f) en su caso, la intención del responsable de transferir datos personales a un destinatario en un tercer país u organización internacional y la existencia o ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión, o, en el caso de las transferencias indicadas en los artículos 46 o 47 o el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, referencia a las garantías adecuadas o apropiadas y a los medios para obtener una copia de ellas o al hecho de que se hayan prestado.

(f) where applicable, that the controller intends to transfer personal data to a recipient in a third country or international organisation and the existence or absence of an adequacy decision by the Commission, or in the case of transfers referred to in Article 46 or 47, or the second subparagraph of Article 49(1), reference to the appropriate or suitable safeguards and the means to obtain a copy of them or where they have been made available.

Textos enlazados

2. Además de la información mencionada en el apartado 1, el responsable del tratamiento facilitará al interesado la siguiente información necesaria para garantizar un tratamiento de datos leal y transparente respecto del interesado:

2. In addition to the information referred to in paragraph 1, the controller shall provide the data subject with the following information necessary to ensure fair and transparent processing in respect of the data subject:

Textos enlazados

a) el plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando eso no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo;

(a) the period for which the personal data will be stored, or if that is not possible, the criteria used to determine that period;

ISO 27701

(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.

Here is the relevant paragraph to article 14(2)(a) GDPR:

7.4.7 Retention

Control

The organization should not retain PII for longer than is necessary for the purposes for which the PII is processed.

Implementation guidance

The organization should develop and maintain retention schedules for information it retains, taking into account the requirement to retain PII for no longer than is necessary.


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b) cuando el tratamiento se base en el artículo 6, apartado 1, letra f), los intereses legítimos del responsable del tratamiento o de un tercero;

(b) where the processing is based on point (f) of Article 6(1), the legitimate interests pursued by the controller or by a third party;

Textos enlazados

c) la existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, y a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos;

(c) the existence of the right to request from the controller access to and rectification or erasure of personal data or restriction of processing concerning the data subject and to object to processing as well as the right to data portability;

ISO 27701

(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.

Here is the relevant paragraphs to article 14(2)(c) GDPR:

7.3.5 Providing mechanism to object to PII processing

Control

The organization should provide a mechanism for PII principals to object to the processing of their PII.

Implementation guidance

Some jurisdictions provide PII principals with a right to object to the processing of their PII.


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d) cuando el tratamiento esté basado en el artículo 6, apartado 1, letra a), o el artículo 9, apartado 2, letra a), la existencia del derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basada en el consentimiento antes de su retirada;

(d) where processing is based on point (a) of Article 6(1) or point (a) of Article 9(2), the existence of the right to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal;

ISO 27701

(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.

Here is the relevant paragraph to article 14(2)(d) GDPR:

7.3.4 Providing mechanism to modify or withdraw consent

Control

The organization should provide a mechanism for PII principals to modify or withdraw their consent.

Implementation guidance

The organization should inform PII principals of their rights related to withdrawing consent (which may vary by jurisdiction) at any time, and provide the mechanism to do so.


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Textos enlazados

e) el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control;

(e) the right to lodge a complaint with a supervisory authority;

f) la fuente de la que proceden los datos personales y, en su caso, si proceden de fuentes de acceso público;

(f) from which source the personal data originate, and if applicable, whether it came from publicly accessible sources;

g) la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, a que se refiere el artículo 22, apartados 1 y 4, y, al menos en tales casos, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado.

(g) the existence of automated decision-making, including profiling, referred to in Article 22(1) and (4) and, at least in those cases, meaningful information about the logic involved, as well as the significance and the envisaged consequences of such processing for the data subject.

ISO 27701

(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.

Here is the relevant paragraph to article 14(2)(g) GDPR:

7.3.10 Automated decision making

Control

The organization should identify and address obligations, including legal obligations, to the PII principals resulting from decisions made by the organization which are related to the PII principal based solely on automated processing of PII.


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Textos enlazados

3. El responsable del tratamiento facilitará la información indicada en los apartados 1 y 2:

3. The controller shall provide the information referred to in paragraphs 1 and 2:

a) dentro de un plazo razonable, una vez obtenidos los datos personales, y a más tardar dentro de un mes, habida cuenta de las circunstancias específicas en las que se traten dichos datos;

(a) within a reasonable period after obtaining the personal data, but at the latest within one month, having regard to the specific circumstances in which the personal data are processed;

b) si los datos personales han de utilizarse para comunicación con el interesado, a más tardar en el momento de la primera comunicación a dicho interesado, o

(b) if the personal data are to be used for communication with the data subject, at the latest at the time of the first communication to that data subject; or

c) si está previsto comunicarlos a otro destinatario, a más tardar en el momento en que los datos personales sean comunicados por primera vez.

(c) if a disclosure to another recipient is envisaged, at the latest when the personal data are first disclosed.

4. Cuando el responsable del tratamiento proyecte el tratamiento ulterior de los datos personales para un fin que no sea aquel para el que se obtuvieron, proporcionará al interesado, antes de dicho tratamiento ulterior, información sobre ese otro fin y cualquier otra información pertinente indicada en el apartado 2.

4. Where the controller intends to further process the personal data for a purpose other than that for which the personal data were obtained, the controller shall provide the data subject prior to that further processing with information on that other purpose and with any relevant further information as referred to in paragraph 2.

5. Las disposiciones de los apartados 1 a 4 no serán aplicables cuando y en la medida en que:

5. Paragraphs 1 to 4 shall not apply where and insofar as:

a) el interesado ya disponga de la información;

(a) the data subject already has the information;

b) la comunicación de dicha información resulte imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado, en particular para el tratamiento con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, a reserva de las condiciones y garantías indicadas en el artículo 89, apartado 1, o en la medida en que la obligación mencionada en el apartado 1 del presente artículo pueda imposibilitar u obstaculizar gravemente el logro de los objetivos de tal tratamiento. En tales casos, el responsable adoptará medidas adecuadas para proteger los derechos, libertades e intereses legítimos del interesado, inclusive haciendo pública la información;

(b) the provision of such information proves impossible or would involve a disproportionate effort, in particular for processing for archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes or statistical purposes, subject to the conditions and safeguards referred to in Article 89(1) or in so far as the obligation referred to in paragraph 1 of this Article is likely to render impossible or seriously impair the achievement of the objectives of that processing. In such cases the controller shall take appropriate measures to protect the data subject’s rights and freedoms and legitimate interests, including making the information publicly available;

Textos enlazados

c) la obtención o la comunicación esté expresamente establecida por el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se aplique al responsable del tratamiento y que establezca medidas adecuadas para proteger los intereses legítimos del interesado, o

(c) obtaining or disclosure is expressly laid down by Union or Member State law to which the controller is subject and which provides appropriate measures to protect the data subject’s legitimate interests; or

Textos enlazados

d) cuando los datos personales deban seguir teniendo carácter confidencial sobre la base de una obligación de secreto profesional regulada por el Derecho de la Unión o de los Estados miembros, incluida una obligación de secreto de naturaleza estatutaria.

(d) where the personal data must remain confidential subject to an obligation of professional secrecy regulated by Union or Member State law, including a statutory obligation of secrecy.

Comentario de expertos ISO 27701 Ley de Directrices y caso Deja un comentario
Comentario de expertos

(EN) To facilitate the work of our consultants, we have collected all the requirements and information that have to be mentioned and created a convenient checklist. Next to each paragraph, we have placed links to specific GDPR articles and guidelines. We grouped all the information into 7 sections:

  • Controller’s identity
  • Purpose and lawful basis for processing
  • Personal data
  • Transfers of data to third countries
  • Rights
  • Changes (in privacy notices)
  • Form (of information provided)

It looks like this:


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(EN) Author
(EN) Siarhei Varankevich CIPP/E, CIPM, CIPT, MBA, FIP
FIP_IAPP
(EN) Co-Founder & CEO of Data Privacy Office LLC. Data Protection Trainer and Principal Consultant

(EN)

Data Subject Request Letter Sample

Concern: Request of information regarding my personal data

Dear Madam, Dear Sir,

I have a right to be informed, under Article 14 of the General Data Protection Regulation (GDPR), about personal data concerning me that you are processing and that you obtained from any other sources than me…


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(EN) Author
Louis-Philippe Gratton
(EN) Louis-Philippe Gratton PhD, LLM
(EN) Privacy Expert
ISO 27701

(EN) ISO/IEC 27701, adopted in 2019, added additional ISO/IEC 27002 guidance for PII controllers.

Here is the relevant paragraph to article 14 GDPR:

7.3.2 Determining information for PII principals

Control

The organization should determine and document the information to be provided to PII principals regarding the processing of their PII and the timing of such a provision.

Implementation guidance

The organization should determine the legal, regulatory and/or business requirements for when information is to be provided to the PII principal (e.g. prior to processing, within a certain time from when it is requested, etc.) and for the type of information to be provided.


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